แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพไม่ได้มีหน้าที่แค่ขี่รถนำซองไปส่ง
ในหลายบริษัท งานส่งเอกสารถูกมองว่าเป็นงานเล็กที่ใครว่างก็สามารถทำได้ แต่เมื่อพนักงานฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี หรือฝ่ายธุรการต้องออกจากสำนักงานเพื่อวางบิล รับเช็ค หรือรอเอกสาร กลับพบว่าบริษัทสูญเสียเวลาทำงานมากกว่าค่าจัดส่งหลายเท่า
แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพไม่ได้สร้างคุณค่าเพียงเพราะเดินทางได้เร็ว แต่ช่วยรับช่วงกระบวนการที่มีหลายขั้นตอน ตั้งแต่ตรวจข้อมูลการติดต่อ จัดลำดับงาน เข้าพบผู้รับ รอรับเอกสารกลับ และรายงานผลให้ผู้สั่งงานทราบ
ขอบเขตที่แมสเซ็นเจอร์สามารถดำเนินการได้ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขผู้ให้บริการ นโยบายบริษัท เอกสารมอบอำนาจ และข้อกำหนดของหน่วยงานปลายทาง บริษัทจึงควรกำหนดหน้าที่ให้ชัดเจนก่อนมอบหมายงาน
คำตอบแบบสั้น: แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพทำงานอะไรได้บ้าง
งานหลักที่สามารถมอบหมายได้ ได้แก่
- ส่งสัญญาและเอกสารลงนาม
- วางบิลและรับหลักฐาน
- รับเช็คและเอกสารประกอบ
- รับหนังสือหักภาษี ณ ที่จ่าย
- ส่งใบเสนอราคาและใบสั่งซื้อ
- เดินเอกสารระหว่างสาขา
- ติดต่อหน่วยงานราชการ
- รับ–ส่งเอกสารธนาคาร
- รับเอกสารบริษัทและหนังสือรับรอง
- ส่งตัวอย่างสินค้าหรืออุปกรณ์สำนักงานขนาดเหมาะสม
- จัดส่งเอกสารหลายจุดในรอบเดียว
- ปฏิบัติงานแทนพนักงานประจำที่ขาดหรือลา
1. ส่งสัญญาและเอกสารเพื่อลงนาม
สัญญาทางธุรกิจมักต้องส่งต้นฉบับให้ผู้มีอำนาจลงนาม แล้วนำชุดของบริษัทกลับมาเก็บ งานนี้มีรายละเอียดมากกว่าการส่งซองทั่วไป
แมสเซ็นเจอร์ต้องทราบว่า
- ต้องส่งกี่ชุด
- จุดใดต้องลงนาม
- ต้องประทับตราบริษัทหรือไม่
- ชุดใดมอบให้คู่สัญญา
- ชุดใดต้องนำกลับ
- สามารถฝากรับแทนได้หรือไม่
- ต้องส่งคืนภายในวันเดียวกันหรือไม่
บริษัทควรจัดทำใบรายการกำกับและไม่ควรให้พนักงานตีความเนื้อหาสัญญา หากผู้รับมีข้อสงสัยควรติดต่อเจ้าของเรื่องโดยตรง
2. วางบิลและรับใบยืนยันการวางบิล
การวางบิลมีผลต่อวันเริ่มนับเครดิตและกำหนดรับชำระ หากเอกสารไม่ครบหรือไปผิดวัน บริษัทอาจต้องรอรอบถัดไป
แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพช่วยดำเนินการได้ตั้งแต่
- ตรวจสอบจุดรับวางบิล
- ไปถึงภายในเวลาที่กำหนด
- ยื่นชุดเอกสาร
- รอเจ้าหน้าที่ตรวจ
- รับสำเนาหรือใบรับวางบิล
- บันทึกวันที่นัดชำระ
- นำเอกสารถูกตีกลับกลับมาพร้อมเหตุผล
- รายงานผลให้ฝ่ายบัญชี
อย่างไรก็ตาม ฝ่ายบัญชียังต้องเป็นผู้ตรวจความถูกต้องของเอกสารก่อนส่ง
3. รับเช็คและเอกสารประกอบการชำระเงิน
งานรับเช็คต้องมีการควบคุมมากกว่างานทั่วไป แมสเซ็นเจอร์ควรได้รับข้อมูลชื่อบริษัท ผู้ติดต่อ เวลารับ และเอกสารที่ต้องนำไปแลกอย่างครบถ้วน
หลังรับเช็คควรมีขั้นตอน
- ตรวจชื่อผู้รับตามรายการ
- ตรวจว่าได้รับจำนวนฉบับครบ
- เก็บในซองที่เหมาะสม
- แจ้งสถานะทันที
- นำกลับบริษัทตามเส้นทางที่กำหนด
- ส่งมอบให้ผู้มีอำนาจรับ
- ลงบันทึกวันและเวลา
ไม่ควรมอบหมายให้แมสเซ็นเจอร์แก้ไขข้อมูลในเช็ค หรือดำเนินการนอกเหนือจากคำสั่งที่ได้รับอนุมัติ
4. รับหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หลังลูกค้าชำระเงิน บริษัทอาจต้องติดตามหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพื่อใช้ประกอบการบันทึกบัญชีและภาษี
แมสเซ็นเจอร์สามารถช่วยรับเอกสารจากลูกค้า ตรวจจำนวนซองตามรายการ และนำส่งฝ่ายบัญชี โดยต้องมีข้อมูลอ้างอิง เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า และงวดที่เกี่ยวข้อง
การรวมงานรับเอกสารภาษีกับรอบรับเช็คหรือรอบวางบิลช่วยลดจำนวนเที่ยวซ้ำได้
5. ส่งใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และเอกสารจัดซื้อ
แม้หลายบริษัทใช้เอกสารดิจิทัล แต่บางโครงการยังต้องใช้ต้นฉบับหรือเอกสารลงนาม
งานที่มอบหมายได้ เช่น
- ส่งใบเสนอราคาต้นฉบับ
- รับใบสั่งซื้อ
- ส่งเอกสารเปิดผู้ขาย
- ส่งหนังสือรับรองบริษัท
- ส่งสำเนาบัญชีธนาคาร
- ส่งเอกสารประมูล
- รับเอกสารแก้ไขกลับมา
เอกสารควรจัดชุดตามรายการและระบุว่ารายการใดเป็นต้นฉบับหรือสำเนา
6. รับ–ส่งเอกสารระหว่างสำนักงานใหญ่และสาขา
บริษัทที่มีหลายสาขาอาจมีเอกสารที่ต้องเคลื่อนย้ายทุกวันหรือทุกสัปดาห์ เช่น
- เอกสารบัญชี
- ใบเสร็จ
- สัญญาพนักงาน
- เอกสารจัดซื้อ
- รายงานยอดขาย
- อุปกรณ์สำนักงานขนาดเล็ก
- เอกสารที่ต้องให้ผู้บริหารลงนาม
แทนที่จะเรียกเป็นเที่ยวทุกครั้ง บริษัทสามารถกำหนดรอบประจำ เช่น ทุกวันอังคารและวันศุกร์ หรือรอบเช้าและรอบบ่าย
7. ติดต่อหน่วยงานราชการ
งานบางประเภทต้องยื่นหรือรับเอกสารที่หน่วยงานราชการ โดยอาจมีขั้นตอนเรื่องบัตรคิว แบบคำขอ สำเนาเอกสาร หนังสือมอบอำนาจ และค่าธรรมเนียม
แมสเซ็นเจอร์อาจช่วยได้ในขอบเขต เช่น
- ยื่นเอกสาร
- รับเอกสารที่ดำเนินการเสร็จแล้ว
- ขอแบบฟอร์ม
- นำเอกสารแก้ไขกลับ
- รับเลขที่รับเรื่อง
- ติดตามสถานะตามช่องทางที่หน่วยงานกำหนด
บริษัทต้องตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานล่วงหน้า เพราะบางธุรกรรมกำหนดให้กรรมการ ผู้มีอำนาจ หรือผู้รับมอบอำนาจเฉพาะเป็นผู้ดำเนินการ
8. รับ–ส่งเอกสารกับธนาคารหรือสถาบันการเงิน
งานอาจรวมถึงการส่งเอกสารประกอบธุรกรรม รับเอกสารที่ธนาคารจัดเตรียมไว้ หรือนำแบบฟอร์มกลับมาให้ผู้มีอำนาจลงนาม
เนื่องจากแต่ละธนาคารมีข้อกำหนดต่างกัน บริษัทควรยืนยันก่อนว่า
- ต้องใช้หนังสือมอบอำนาจหรือไม่
- ต้องใช้สำเนาบัตรของผู้รับมอบหรือไม่
- ต้องแสดงเอกสารต้นฉบับใด
- สามารถให้บุคคลภายนอกดำเนินการได้หรือไม่
- มีเวลาปิดรับเรื่องกี่โมง
แมสเซ็นเจอร์ไม่ควรถือเงินสดหรือดำเนินธุรกรรมที่อยู่นอกขอบเขตบริการและนโยบายบริษัท
9. รับเอกสารบริษัทและหนังสือรับรอง
ฝ่ายกฎหมาย ฝ่ายบัญชี หรือฝ่ายจัดซื้ออาจต้องใช้หนังสือรับรองบริษัท สำเนารายชื่อผู้ถือหุ้น หรือเอกสารนิติบุคคลเพื่อประกอบธุรกรรม
แมสเซ็นเจอร์สามารถช่วยยื่นคำขอหรือรับเอกสารได้เมื่อช่องทางและข้อกำหนดอนุญาต โดยต้องมีข้อมูลนิติบุคคลและหนังสือมอบอำนาจครบถ้วน
บริษัทควรตรวจความถูกต้องของเอกสารที่ได้รับทันที เช่น ชื่อบริษัท วันที่ออกเอกสาร และจำนวนชุด
10. ส่งตัวอย่างสินค้าและอุปกรณ์ขนาดเล็ก
นอกจากเอกสาร บางองค์กรใช้แมสเซ็นเจอร์ส่งสิ่งของขนาดเล็ก เช่น
- ตัวอย่างวัสดุ
- อะไหล่ขนาดเล็ก
- กุญแจ
- บัตรผ่าน
- แฟลชไดรฟ์
- อุปกรณ์สำนักงาน
- ของที่ต้องใช้ในงานประชุม
ก่อนมอบหมายควรตรวจน้ำหนัก ขนาด ความเปราะบาง มูลค่า และข้อจำกัดของผู้ให้บริการ ไม่ควรส่งสิ่งของต้องห้าม วัตถุอันตราย หรือของที่ต้องควบคุมอุณหภูมิโดยไม่มีบริการเฉพาะทาง
11. จัดส่งหลายจุดในรอบเดียว
เมื่อบริษัทมีใบวางบิลหรือเอกสารหลายแห่ง แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพสามารถช่วยวางแผนลำดับจุดโดยดูจาก
- เวลาปิดรับ
- ระยะทาง
- จุดที่ต้องรอ
- จุดที่ต้องรับเอกสารกลับ
- ลำดับก่อน–หลังของธุรกรรม
- ความสำคัญของเอกสาร
- สภาพการจราจร
- จุดจอดรถและการขึ้นอาคาร
การรวมหลายจุดในรอบเดียวช่วยลดค่าเที่ยว แต่ต้องมี Route Sheet และข้อมูลติดต่อที่ครบถ้วน
12. ทดแทนพนักงานประจำที่ขาดหรือลา
บริษัทที่มีแมสเซ็นเจอร์ประจำอาจประสบปัญหาเมื่อพนักงานลาป่วย ลากิจ รถเสีย หรือมีงานมากกว่ากำลังคน
บริการแบบรายวันหรือพนักงานทดแทนช่วยให้กระบวนการไม่หยุดชะงัก โดยควรเตรียม
- รายชื่อเส้นทางประจำ
- จุดติดต่อ
- ตารางวางบิล
- ขั้นตอนส่งหลักฐาน
- ผู้มีอำนาจสั่งงาน
- เอกสารหรือบัตรที่ต้องใช้
- รายการงานค้าง
บริษัทที่มีคู่มือการทำงานจะสามารถส่งต่องานให้พนักงานทดแทนได้รวดเร็วกว่าการอธิบายด้วยวาจาเพียงอย่างเดียว
งานใดไม่ควรมอบหมายโดยไม่มีการตรวจสอบ
แมสเซ็นเจอร์ไม่ควรถูกมอบหมายให้
- ตัดสินใจด้านกฎหมายแทนบริษัท
- แก้ไขตัวเลขในเอกสารการเงิน
- ลงนามแทนโดยไม่มีอำนาจ
- รับหรือถือเงินสดนอกนโยบาย
- เปิดอ่านเอกสารลับโดยไม่จำเป็น
- ยืนยันเงื่อนไขการค้ากับลูกค้า
- ให้คำมั่นเรื่องกำหนดชำระเงิน
- รับของที่อยู่นอกขอบเขตบริการ
- ทำธุรกรรมที่ต้องแสดงตนเป็นกรรมการ
- เปลี่ยนจุดส่งโดยไม่มีการอนุมัติ
วิธีมอบหมายงานให้แมสเซ็นเจอร์อย่างมีประสิทธิภาพ
คำสั่งงานควรมีข้อมูลดังนี้
- เลขที่งาน
- ชื่อผู้สั่ง
- จุดรับ
- จุดส่ง
- ผู้ติดต่อ
- เบอร์โทร
- เวลานัด
- ประเภทเอกสาร
- จำนวนชุด
- สิ่งที่ต้องรับกลับ
- ผู้รับแทนที่อนุญาต
- ระดับความเร่งด่วน
- วิธีรายงานผล
- ค่าใช้จ่ายที่ได้รับอนุมัติ
- วิธีปฏิบัติเมื่อเกิดปัญหา
ประโยชน์ต่อแต่ละแผนก
ฝ่ายบัญชี
ลดเวลาวางบิล รับเช็ค และติดตามหลักฐาน ทำให้มีเวลาตรวจเอกสารและบริหารลูกหนี้มากขึ้น
ฝ่ายขาย
ไม่ต้องออกจากสำนักงานเพื่อส่งสัญญาหรือใบเสนอราคา สามารถใช้เวลากับลูกค้าและการขาย
ฝ่ายธุรการ
ลดภาระจัดคิวงานและเดินทางด้วยตนเอง โดยสามารถควบคุมผ่านรายงานกลาง
ฝ่ายกฎหมาย
ส่งต้นฉบับและรับเอกสารลงนามโดยมีผู้รับผิดชอบและหลักฐานส่งมอบ
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล
ส่งเอกสารพนักงานระหว่างสำนักงานหรือรับเอกสารที่ต้องใช้ต้นฉบับ โดยต้องใช้มาตรการรักษาความลับที่เหมาะสม
คำถามที่พบบ่อย
แมสเซ็นเจอร์สามารถวางบิลและรับเช็คแทนบริษัทได้หรือไม่
สามารถทำได้ตามขอบเขตบริการ โดยบริษัทต้องจัดเตรียมเอกสารและข้อมูลผู้ติดต่อให้ครบถ้วน
สามารถมอบหมายให้ติดต่อราชการได้ทุกเรื่องหรือไม่
ไม่ได้ทุกเรื่อง ต้องตรวจข้อกำหนดของหน่วยงานและจัดเตรียมหนังสือมอบอำนาจเมื่อจำเป็น
แมสเซ็นเจอร์รับเงินสดได้หรือไม่
ขึ้นอยู่กับนโยบายผู้ให้บริการ แต่เพื่อความปลอดภัยควรหลีกเลี่ยงและใช้ช่องทางการชำระเงินที่ตรวจสอบได้
ส่งตัวอย่างสินค้าด้วยแมสเซ็นเจอร์ได้หรือไม่
ได้หากขนาด น้ำหนัก และประเภทสิ่งของอยู่ในเงื่อนไขบริการ ควรแจ้งรายละเอียดก่อนสั่งงาน
งานหลายจุดควรเรียกรายเที่ยวหรือเหมารอบ
หากจุดต่าง ๆ อยู่ในวันเดียวกันและวางแผนล่วงหน้าได้ การเหมารอบมักช่วยลดเที่ยวซ้ำและควบคุมเส้นทางได้ดีกว่า
สรุป
แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพช่วยทำงานแทนพนักงานบริษัทได้มากกว่าการรับซองจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง ตั้งแต่งานวางบิล รับเช็ค ส่งสัญญา รับเอกสารภาษี ติดต่อหน่วยงาน ไปจนถึงการจัดรอบหลายจุด
คุณค่าที่แท้จริงคือการลดเวลาของบุคลากรภายใน ทำให้งานมีผู้รับผิดชอบ และสร้างหลักฐานตรวจสอบได้ บริษัทควรกำหนดขอบเขตงาน ขั้นตอนอนุมัติ และ SLA ให้ชัดเจน เพื่อให้การ Outsource งานแมสเซ็นเจอร์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้จริง
TD Express ให้บริการสำนักงานกฎหมายและบริษัทที่มีงานเอกสารสำคัญมาตลอดกว่า 30 ปี ด้วยระบบที่บันทึกทุกขั้นตอน พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรม และทีม Admin ที่ดูแลทุกชิ้นงาน เพราะเราเชื่อว่าแมสเซ็นเจอร์ที่ดีไม่ใช่แค่คนส่งของเร็ว แต่คือคนที่เข้าใจว่าสิ่งที่กำลังส่งนั้นสำคัญแค่ไหน
ข้อดีของ TD Express
- บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
- ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
- TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
- มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
- มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
- พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %
TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น
ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress
