โซลูชั่นจัดส่งเอกสารสำหรับองค์กร

โซลูชั่นจัดส่งเอกสารสำหรับองค์กร: เร็ว เป๊ะ ปลอดภัย ตรวจสอบได้ ตั้งแต่โต๊ะทำงานถึงมือปลายทาง

บทนำ: ทำไม “โซลูชั่นจัดส่งเอกสารสำหรับองค์กร” ถึงสำคัญขึ้นทุกปี

แม้เราจะเข้าสู่ยุค e-Document, e-Tax และ e-Sign แต่เอกสาร “ตัวจริง” ยังคงเป็นหัวใจของหลายกระบวนการธุรกิจ—ตั้งแต่ วางบิล–รับเช็ค, สัญญา–นิติกรรม, จนถึง เอกสารราชการและภาษี โซลูชั่นจัดส่งเอกสารสำหรับองค์กรจึงไม่ใช่แค่ “พนักงานขี่มอเตอร์ไซค์ไปส่งของ” อีกต่อไป แต่เป็น ระบบงาน ที่รวม มาตรฐานการทำงาน + เทคโนโลยี + หลักฐาน เพื่อทำให้การส่งถึงมือ เร็ว–ถูกคน–หลักฐานครบ–ตรวจสอบย้อนหลังได้ และที่สำคัญคือ คุ้มต้นทุนรวม (Total Cost) สำหรับทั้งองค์กร

2) ปัญหาที่องค์กรเจอบ่อย เมื่อจัดส่งเอกสารด้วยวิธีเดิม ๆ

ส่งไม่ทันรอบตัดเช็ค/วางบิล → เงินสดเข้าเลท 30 วันโดยไม่จำเป็น
เอกสารแนบไม่ครบ/พิมพ์ผิดชุด → ถูกตีกลับ วนรอบ ส่งซ้ำ เพิ่มต้นทุน
ฝากไว้ผิดคน → หาผู้รับตัวจริงไม่เจอ เกิดข้อโต้แย้ง
ไม่มีหลักฐานเพียงพอ → เวลาเกิดปัญหาพิสูจน์ไม่ได้
ใช้คนในออฟฟิศวิ่งเอง → เสียค่าเวลางานหลักมากกว่าค่าจัดส่งอาชีพ
ไม่มี Tracking แบบเรียลไทม์ → ทีมบัญชี/กฎหมายต้องโทรถามทั้งวัน

สรุป: ความเร็วอย่างเดียวไม่พอ ต้องมี ความถูกต้อง + ความปลอดภัย + หลักฐาน + ความโปร่งใส ไปพร้อมกัน

3) วางกรอบความต้องการ: เอกสารแบบไหน ต้องส่งอย่างไร

ก่อนจะเลือกโซลูชั่น ให้แบ่งเอกสารออกเป็น 3 กลุ่มเพื่อกำหนดแนวทาง:

Time-critical (ชี้ชะตาด้วยเวลา): วางบิล/รับเช็ค, ยื่นซอง, สัญญาที่ต้องกลับภายในวัน
- แนวทาง: Same-day/Direct Route + Return-sign + e-POD แบบเต็ม
Confidential/Legal (ลับ/กฎหมาย): สัญญา, NDA, เอกสาร HR/PDPA, เช็ค
- แนวทาง: ซองสองชั้น + ซีลกันงัด + Restricted Recipient + Chain of Custody
Routine/Volume (ประจำ/ปริมาณมาก): ใบส่งของ, เอกสารรับเข้า–จ่ายออก, PO/PR
- แนวทาง: Route คงที่ + รวมเที่ยว + KPI คุมต้นทุนต่อจุด

4) องค์ประกอบของโซลูชั่นที่ดี: คน–กระบวนการ–เทคโนโลยี–หลักฐาน

คน (People): แมสเซ็นเจอร์ผ่านการอบรมงานเอกสารธุรกิจ (บัญชี–ภาษี–กฎหมายเบื้องต้น), มารยาทสื่อสาร, ความปลอดภัยข้อมูล
กระบวนการ (Process): มี SOP ชัดเจนตั้งแต่รับงาน–ตรวจ–แพ็ก–ส่ง–เซ็น–รายงาน
เทคโนโลยี (Tech): ระบบจองงาน, Route Optimization, Tracking, e-POD, Dashboard
หลักฐาน (Proof): ลายเซ็นผู้รับ, รูป, เวลา, พิกัด, ชื่อ–นามสกุล, บันทึกเหตุการณ์ผิดปกติ

5) เวิร์กโฟลว์มาตรฐานตั้งแต่รับงานจนปิดเคส (SOP ที่ควรมี)

Booking: ระบุประเภทเอกสาร, ความเร่งด่วน, ผู้รับ, ต้องเซ็นกลับไหม, Deadline
Pre-check: ตรวจครบทุกหน้า/แนบ, โพสต์อิทตำแหน่งเซ็น/ตราประทับ, บันทึกรหัสงาน
Pack & Seal: ซองทึบ + ซองนอกกันน้ำ, ใช้ tamper-evident seal กับงานลับ
Route Planning: รวมเที่ยวหลายจุด หรือเลือก Direct Route สำหรับงานมูลค่าสูง
Handover: ส่งถึง “บุคคลที่ระบุตามชื่อ” (หรือแผนกที่กำหนด), เก็บ e-POD เต็มรูปแบบ
Return-sign (ถ้ามี): รอ–ประสาน–ตรวจความครบถ้วน–ส่งกลับต้นทางในวันเดียว
Close & Report: อัปโหลดหลักฐาน, ปิดงาน, ส่งรายงานรายวัน/รายสัปดาห์, อัปเดต KPI

6) เทคโนโลยีหัวใจ: Tracking, e-POD, Chain of Custody และ Dashboards

Tracking แบบเรียลไทม์: เห็นตำแหน่ง/ETA ขณะส่ง ช่วยฝ่ายงานวางแผนรับของ
e-POD (Electronic Proof of Delivery): ลายเซ็น, เวลา, พิกัด, รูปถ่าย, ชื่อ–นามสกุลผู้รับ
Chain of Custody: บันทึก “ใครรับจากใคร เวลาไหน ที่ไหน” ตลอดเส้นทาง—สำคัญมากเวลาต้องสอบทาน
Dashboard & Reports: สรุป OTIF, First Attempt Success, Dispute Rate, Cycle Time ให้ผู้บริหารและทีมปฏิบัติการเห็นภาพเดียวกัน
Integration: เชื่อม ERP/OMS/ระบบบัญชี เพื่ออัปเดตสถานะเข้ากระบวนการหลังบ้านโดยอัตโนมัติ

7) ความปลอดภัย & Compliance: PDPA, Confidentiality, Seal กันงัด

PDPA by Design: จำกัดสิทธิ์ผู้เข้าถึงข้อมูล เพิ่มการยืนยันตัวตนก่อนรับเอกสารลับ
ซองสองชั้น + Tamper-evident Seal: ป้องกันฝน/การพับ/การงัดระหว่างทาง
Restricted Recipient: ส่งถึง “บุคคลที่ระบุ” เท่านั้น ไม่ฝากเคาน์เตอร์ถ้าไม่ได้รับอนุญาต
Direct Route สำหรับงานการเงิน/ทรัพย์สินทางปัญญา: ลดความเสี่ยงด้วยเส้นทางตรง
Audit Trail: เก็บหลักฐานครบถ้วนตามนโยบายองค์กรและกำหนดเวลาการเก็บข้อมูล (Retention)

8) รูปแบบบริการยอดนิยม: Same-day, Return-sign, Secure Run, Monthly

Same-day Billing Run: รับเช้า–ส่งบ่าย ครอบคลุม 5–12 จุด/วัน พร้อม e-POD ครบ
Return-sign (ไป–รอ–กลับ): เหมาะกับสัญญา/นิติกรรมที่ต้องจบในวันเดียว
Secure Run: สำหรับเช็ค/ตั๋วเงิน/HR/เอกสารลับระดับสูง ใช้ซีลกันงัด+เส้นทางตรง+Chain of Custody เต็มรูปแบบ
Monthly Messenger (Hybrid): แมสเซ็นเจอร์ประจำ + เสริมรายเที่ยวช่วงพีก พร้อม Dashboard และ KPI โปร่งใส

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress