แผนกไหนส่งเอกสารมากที่สุด

แผนกไหนส่งเอกสารมากที่สุด? เปิดแผนที่เวิร์กโฟลว์เอกสารทั้งบริษัท แล้วจัดการให้ “ไว–ปลอดภัย–คุ้ม”

สารบัญ (Table of Contents)

1. บทนำ: ทำไมคำถามนี้สำคัญกว่าที่คิด
2. 8 แผนกที่ส่งเอกสารมากที่สุด (และประเภทเอกสารยอดฮิต)
3. อินไซด์เวิร์กโฟลว์: จากโต๊ะทำงานสู่มือผู้รับ – จุดเสี่ยงที่ทำให้ล่าช้า
4. ตารางสรุป: ปริมาณ–ความเร่งด่วน–ความลับ ของแต่ละแผนก
5. ค่าใช้จ่ายแฝงที่มองไม่เห็น หาก “ส่งผิดวิธี”
6. สูตรจัดระเบียบ: Hybrid Document Flow (e-Doc + Messenger)
7. KPI ที่ควรตั้ง ถ้าธุรกิจคุณมีการส่งเอกสารเป็นกิจวัตร
8. เช็กลิสต์ 12 ข้อ ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการส่งเอกสาร
9. กรณีศึกษา 3 ฉาก: ทำอย่างไรให้รอบวางบิล/เซ็นสัญญา “ไม่พลาด”
10. แนะนำโซลูชัน: บริการส่งเอกสารแบบมืออาชีพสำหรับองค์กร
11. สรุป: รู้ว่ากองไหนส่งเยอะ แล้วออกแบบระบบให้ทำงานแทนคน

1) บทนำ: ทำไมคำถามนี้สำคัญกว่าที่คิด

คำถาม “แผนกไหนส่งเอกสารมากที่สุด” ไม่ใช่เพื่อจับผิดใคร แต่เพื่อให้ผู้บริหารมองเห็น “จุดคอขวด” ของบริษัทจริง ๆ เพราะเอกสารคือเส้นเลือดของธุรกิจ—ช้า 1 วัน อาจหมายถึงเงินสดเข้าเลท 30 วัน (รอบตัดเช็ค), ดีลเลื่อนเซ็น, หรือข้อมูลสำคัญรั่วไหล การรู้ว่าใครส่งเยอะ–ส่งอะไร–ส่งไปไหน–เร่งด่วนแค่ไหน จะทำให้เราออกแบบระบบที่ เร็วขึ้น ปลอดภัยขึ้น และต้นทุนรวมถูกลง ได้ทันที

2) 8 แผนกที่ส่งเอกสารมากที่สุด (และประเภทเอกสารยอดฮิต)

2.1 บัญชี–การเงิน (Accounting & Finance)

• เอกสารหลัก: ใบวางบิล, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จรับเงิน, เช็ค, เอกสารหัก ณ ที่จ่าย
• ลักษณะ: รอบเวลา “ตายตัว” และ ห้ามพลาด (วางบิลช้า = เงินเข้าช้า)

2.2 ฝ่ายขาย (Sales/BD)

• เอกสารหลัก: ใบเสนอราคา, เอกสารเปิดเครดิต, สัญญาซื้อขาย, ตัวอย่างสินค้า
• ลักษณะ: วิ่งตามดีล ความเร่งด่วนสูง เกี่ยวกับ “รายได้ทันที”

2.3 จัดซื้อ–จัดหา (Procurement)

• เอกสารหลัก: PO/PR, สัญญาจัดซื้อ, เอกสารประกันคุณภาพ/รับรองมาตรฐาน
• ลักษณะ: ส่งให้ซัพพลายเออร์หลายเจ้า มีงานเซ็นกลับ

2.4 กฎหมาย/สัญญา (Legal)

• เอกสารหลัก: สัญญา, หนังสือมอบอำนาจ, NDA, เอกสารนิติกรรม
• ลักษณะ: ต้องการ “ตัวจริง” พร้อมลายเซ็นครบ และ ความลับสูง

2.5 ทรัพยากรบุคคล (HR)

• เอกสารหลัก: สัญญาจ้าง, เอกสารประกันสังคม/ภาษี, เอกสารพนักงาน
• ลักษณะ: ข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ต้องจัดการละเอียดอ่อน

2.6 ปฏิบัติการ/โลจิสติกส์ (Operations/Logistics)

• เอกสารหลัก: ใบส่งของ, ใบคืนสินค้า, ใบรับเข้า–จ่ายออก, เอกสารเคลม
• ลักษณะ: ปริมาณมาก ผูกกับการเคลื่อนย้ายสินค้า

2.7 บริการลูกค้า (Customer Service)

• เอกสารหลัก: เอกสารรับประกัน, เอกสารเคลม, แบบฟอร์มยืนยัน
• ลักษณะ: ความเร็ว = ความพึงพอใจลูกค้า

2.8 งานโครงการ/วิศวกรรม/ไซต์งาน

• เอกสารหลัก: บันทึกส่งมอบงาน, แบบก่อสร้าง, ตรวจรับงวด, เอกสารอนุมัติ
• ลักษณะ: วิ่งหลายไซต์–หลายฝ่าย ต้องมีหลักฐานครบทุกขั้น

โดยสถิติหน้างาน “บัญชี–การเงิน” มักเป็นแผนกที่มีรอบส่งถี่ที่สุด และ “กฎหมาย–สัญญา” มีความลับสูงสุด ส่วน “ปฏิบัติการ–โลจิสติกส์” มักมีปริมาณต่อวันสูงที่สุด

3) อินไซด์เวิร์กโฟลว์: จากโต๊ะทำงานสู่มือผู้รับ – จุดเสี่ยงที่ทำให้ล่าช้า

1. เตรียมเอกสารไม่ครบ → ต้องย้อนกลับ
2. จ่าหน้าซองไม่ชัด/ผิดแผนก → ส่งวน–เสียเวลา
3. เวลารับของปลายทางจำกัด → ไปไม่ทันรอบรับ
4. ส่งโดยไม่มีหลักฐาน → โต้แย้ง/หาผู้รับตัวจริงไม่เจอ
5. ใช้คนในทีมวิ่งส่งเอง → ต้นทุนค่าเวลาสูงกว่า “ค่าจ้างส่ง” หลายเท่า

บทเรียน: ความเร็วอย่างเดียวไม่พอ ต้องมี ความถูกต้อง + หลักฐาน + เวลาที่แม่นยำ

4) ตารางสรุป: ปริมาณ–ความเร่งด่วน–ความลับ ของแต่ละแผนก

แผนก	ปริมาณต่อเดือน	ความเร่งด่วน	ความลับ/ผลทางกฎหมาย	ข้อแนะนำการส่ง
บัญชี–การเงิน	สูงมาก	สูง (รอบตัด)	ปานกลาง–สูง	Same-Day + e-POD + Return-sign
กฎหมาย/สัญญา	ปานกลาง	สูง (เดดไลน์ดีล)	สูงมาก	ซองสองชั้น/ซีล + รอเซ็นกลับ
จัดซื้อ	ปานกลาง	ปานกลาง	ปานกลาง	รวมเที่ยวหลายซัพพลายเออร์
ฝ่ายขาย	ปานกลาง	สูง (โอกาสขาย)	ปานกลาง	ด่วนเฉพาะดีล + Tracking
HR	ปานกลาง	ปานกลาง	สูง (PDPA)	ซีล/เข้ารหัส, จัดส่งตรงตัวบุคคล
ปฏิบัติการ/โลจิสติกส์	สูง	ปานกลาง	ต่ำ–ปานกลาง	รอบวิ่งคงที่ + แดชบอร์ดสรุป
บริการลูกค้า	ปานกลาง	ปานกลาง–สูง	ต่ำ–ปานกลาง	SLA ชัดเจน = ลดเคสค้าง
โครงการ/ไซต์งาน	ปานกลาง	สูง (งวดงาน)	ปานกลาง–สูง	Return-sign + รูป/พิกัดทุกจุด

5) ค่าใช้จ่ายแฝงที่มองไม่เห็น หาก “ส่งผิดวิธี”

• วางบิลช้า 1 วัน → เงินสดเข้าเลท 30 วัน
• เอกสารหาย/แนบไม่ครบ → เคลม–ตามใหม่–เสียเครดิต
• ใช้พนักงานองค์กรวิ่งเอง → ค่าเวลาสูงกว่าค่าจ้างส่ง (และงานหลักสะดุด)
• ไม่มีหลักฐาน → พอมีข้อพิพาท พิสูจน์ไม่ได้
• ส่งวนหลายรอบ เพราะไม่มีการรวมเที่ยว → ค่ารถ/เวลาพุ่ง

แนวคิด: มอง Total Cost ไม่ใช่แค่ “ค่าจัดส่ง/เที่ยว”

6) สูตรจัดระเบียบ: Hybrid Document Flow (e-Doc + Messenger)

1. แมปไทป์เอกสาร: อะไร e-Sign ได้ → ให้ไปดิจิทัล, อะไร “ต้องตัวจริง” → วางแผนส่ง
2. รวมเที่ยว: บัญชี–การเงินมักมีปลายทางซ้ำ ๆ รวมเส้นทางให้จบในรอบเดียว
3. Return-sign ในเที่ยวเดียว: สัญญา/นิติกรรม ลดความเสี่ยงตกค้าง
4. หลักฐานครบ (e-POD): ลายเซ็น–เวลา–พิกัด–รูป ช่วยจบทุกข้อโต้แย้ง
5. Dashboard & KPI: ให้ฝ่ายงานเห็นสถานะเรียลไทม์—หยุดการโทรถาม
6. Green Zone: เขตเมืองใช้ EV/มอเตอร์ไซค์ไฟฟ้า ลดคาร์บอน–ภาพลักษณ์แบรนด์ดี

7) KPI ที่ควรตั้ง ถ้าธุรกิจคุณมีการส่งเอกสารเป็นกิจวัตร

• OTIF (On-Time In-Full): ส่งตรงเวลาและครบชุด (%)
• First-Attempt Success: ส่งสำเร็จครั้งแรก (%)
• Dispute Rate: อัตราการโต้แย้ง/เอกสารแนบไม่ครบ (%)
• Cycle Time: ตั้งแต่ “ขอส่ง” จน “ส่งถึง/เซ็นกลับ” (ชั่วโมง)
• Cost per Stop/Route: ต้นทุนต่อจุด/ต่อเส้นทาง
• Carbon per Delivery (ถ้าทำ ESG): กก. CO₂ ต่อเที่ยว

8) เช็กลิสต์ 12 ข้อ ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการส่งเอกสาร

1. มี Tracking เรียลไทม์
2. มี e-POD (ลายเซ็น, รูป, เวลา, พิกัด, ชื่อผู้รับ)
3. รองรับ Return-sign (ไป–รอ–กลับ)
4. มาตรการ PDPA/ความลับ ชัดเจน (ซองสองชั้น, ซีลกันงัด)
5. SLA ระบุเวลาชัดเจน
6. รวมเที่ยวหลายจุด ได้อย่างคุ้มค่า
7. ให้ รายงานสรุปงาน รายวัน/สัปดาห์
8. ทีมงานเข้าใจ เอกสารบัญชี–ภาษี–สัญญา เบื้องต้น
9. มี ประกัน/ขั้นตอนกรณีฉุกเฉิน
10. แพ็กเอกสารมืออาชีพ (กันน้ำ/กันพับ/กันงัด)
11. รองรับ Green Delivery และรายงานคาร์บอน
12. มี แพ็กเกจยืดหยุ่น: รายเที่ยว/รายเดือน/Hybrid

9) กรณีศึกษา 3 ฉาก: ทำอย่างไรให้รอบวางบิล/เซ็นสัญญา “ไม่พลาด”

A) บัญชี–การเงิน (วางบิลรอบสิ้นเดือน)

• กลยุทธ์: Same-Day + รวมเที่ยว 8–12 จุด/วัน + e-POD
• ผลลัพธ์: ส่งครบรอบ 100% ลดการตามงาน/โทรถาม

B) กฎหมาย–สัญญา (ต้องเซ็น 3 ฝ่ายในวันเดียว)

• กลยุทธ์: Return-sign + ซีลสองชั้น + รูป/พิกัดทุกขั้น
• ผลลัพธ์: ปิดดีลทันอนุมัติ ลดความเสี่ยงเอกสารตกค้าง

C) โครงการ/ไซต์งาน (ตรวจรับงวด)

• กลยุทธ์: จัดรอบวิ่งตามไซต์ + POD รายจุด + รายงานสรุปท้ายวัน
• ผลลัพธ์: เอกสารครบ, ตรวจสอบย้อนหลังง่าย, เงินงวดเข้าตรงเวลา

10) แนะนำโซลูชัน: บริการส่งเอกสารแบบมืออาชีพสำหรับองค์กร

หากต้องการให้ “งานเอกสาร” เคลื่อนที่ได้ไว ปลอดภัย และตรวจสอบได้ตั้งแต่วินาทีแรกถึงปลายทาง แนะนำโซลูชันลักษณะนี้:

โหมด 1: Same-Day Billing Run

• เช้าไปรับ–บ่ายส่งครบ พร้อม e-POD รายจุด
• เหมาะกับ: บัญชี–การเงิน, B2B รอบตัดชัดเจน

โหมด 2: Contract Return-Sign

• ไป–รอ–ตรวจครบ–ส่งกลับในวันเดียว
• ซองซีลสองชั้น, ขั้นตอน PDPA ครบ
• เหมาะกับ: กฎหมาย/นิติกรรม/ดีลสำคัญ

โหมด 3: Monthly Messenger (Hybrid)

• แมสเซ็นเจอร์ประจำ + เสริมรายเที่ยวช่วงพีก
• Dashboard & KPI โปร่งใส ฝ่ายงานเช็กสถานะเองได้

อยากออกแบบเส้นทางและ KPI ให้เหมาะกับ “แผนกที่ส่งเอกสารมากที่สุด” ในบริษัทคุณ? แจ้งจำนวนจุด–ประเภทเอกสาร–เวลาเดดไลน์ แล้วรับ Route Plan + SLA + ค่าใช้จ่าย เพื่อเทียบ ROI ได้ทันที

11) สรุป: รู้ว่ากองไหนส่งเยอะ แล้วออกแบบระบบให้ทำงานแทนคน

คำตอบของคำถาม “แผนกไหนส่งเอกสารมากที่สุด” มักวนอยู่ที่ บัญชี–การเงิน, กฎหมาย, และปฏิบัติการ แต่หัวใจจริง ๆ คือ การออกแบบกระบวนการ ให้เหมาะกับ “ประเภทงาน–ความลับ–เดดไลน์” ของแต่ละแผนก ไม่ใช่ใช้วิธีเดียวกับทุกเคส

สรุปใจความ

• แยกงานที่ไปดิจิทัลได้ ออกจากงานที่ ต้องมีตัวจริง
• ใช้ Same-Day/Return-sign สำหรับเคสชี้เป็นชี้ตาย
• วัดผลด้วย KPI ที่ถูกต้อง แล้วค่อย ๆ ปรับสัดส่วนให้คุ้มที่สุด
• เลือกพาร์ทเนอร์ที่เข้าใจงานเอกสาร “ในโลกจริง” ไม่ใช่แค่ขนส่งพัสดุ

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

1. บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
2. ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
4. มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
5. มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
6. พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress