หลายองค์กรไม่ได้ตั้งใจให้ค่าใช้จ่ายเรื่องแมสเซ็นเจอร์สูง แต่ค่าใช้จ่ายกลับค่อย ๆ พุ่งขึ้นแบบไม่รู้ตัว เริ่มจากงานเล็ก ๆ วันนี้ “ขอส่งด่วนหน่อย” พรุ่งนี้ “ต้องรีบวางบิล” สัปดาห์หน้า “เอกสารตกหล่น ขอส่งเพิ่มอีกชุด” แล้วสุดท้ายปลายเดือนมาดูบิลรวมถึงรู้ว่า งบส่งเอกสารด่วนสูงกว่าที่คิดมาก
ปัญหาคือคำว่า “ด่วน” มักถูกใช้แทนความไม่พร้อมของระบบงาน ไม่ได้หมายความว่าเอกสารนั้นเร่งด่วนจริงเสมอไป และเมื่อองค์กรติดนิสัยส่งด่วนบ่อย ค่าใช้จ่ายจะบานปลายได้ง่าย เพราะมันไม่ได้เพิ่มแค่ค่าขนส่ง แต่เพิ่มค่าเสียโอกาส เพิ่มเที่ยวซ้ำ เพิ่มงานตามหลักฐาน และเพิ่มความเสี่ยงที่งานจะผิดพลาด
บทความนี้จะพาคุณดูให้ลึกว่า ทำไมการ ส่งเอกสารด่วนบ่อย ระวังค่าใช้จ่ายบานปลาย จึงเป็นเรื่องจริง และจะคุมมันอย่างไรโดยไม่ต้องลดคุณภาพงานหรือทำให้ทีมหลังบ้านทำงานยากขึ้น
“ด่วน” ไม่ได้แพงที่ราคาต่อเที่ยว แต่แพงที่ “พฤติกรรมการทำงาน”
เวลาคนคิดถึงการส่งเอกสารด่วน มักคิดแค่ค่าบริการต่อครั้ง แต่สิ่งที่ทำให้บานปลายจริง ๆ คือพฤติกรรม 3 อย่างที่มักมาเป็นแพ็กเดียวกัน
อย่างแรกคือ “แตกงานเป็นหลายเที่ยว” เอกสารชุดเดียวถูกส่งออกไปก่อนเพราะยังเตรียมไม่ครบ อีกชั่วโมงถัดมาส่งเพิ่มอีกชุด เพราะเจอว่าลืมแนบเอกสาร แล้วสุดท้ายต้องส่งอีกครั้งเพราะปลายทางขอแก้ไข เที่ยวไม่ได้แพงเพราะด่วน แต่แพงเพราะถูกบังคับให้วิ่งซ้ำ
อย่างที่สองคือ “สั่งงานกระจัดกระจาย” รายละเอียดอยู่หลายแชต หลายคนสั่งงานคนละส่วน แมสเซ็นเจอร์ไปถึงแล้วต้องโทรถาม ทำให้เสียเวลา และพอผิดพลาดก็ย้อนกลับมาตามแก้ ซึ่งต้นทุนตรงนี้ไม่ค่อยถูกนับ แต่กินเวลาคนทั้งสองฝั่ง
อย่างที่สามคือ “ใช้ความด่วนแก้ความไม่แน่นอน” เช่น ปลายทางรับเอกสารเป็นรอบ แต่เราไม่แน่ใจรอบไหน จึงเลือกส่งด่วนเพื่อให้ทันทุกกรณี หรือไม่มั่นใจว่าคนรับอยู่ไหมเลยส่งเร็วที่สุด ทั้งที่สิ่งที่ควรทำจริง ๆ คือเช็กกติกาหน้างานให้ชัด แล้วจัดรอบส่งให้ถูก
ต้นเหตุที่ทำให้ “ส่งเอกสารด่วนบ่อย” แบบไม่รู้ตัว
1) งานเอกสารถูกทำเป็น “งานท้ายสุด” ของกระบวนการ
ในหลายบริษัท เอกสารวางบิล สัญญา หรือชุดส่งลูกค้า จะถูกเตรียมหลังจากงานหลักเสร็จหมดแล้ว พอใกล้หมดวันถึงค่อยนึกได้ว่า “ต้องส่งออกวันนี้” จึงกลายเป็นงานด่วนเสมอ ทั้งที่ถ้าวางแผนตั้งแต่ต้นวัน งานนั้นอาจไม่ต้องด่วนเลย
ผมเห็นบ่อยในทีมบัญชี: เอกสารพร้อมตั้งแต่เช้า แต่คนที่ต้องเซ็นอนุมัติยังไม่เซ็น พอบ่ายแก่ ๆ ถึงได้เซ็น ทีนี้จะไม่ด่วนได้อย่างไร สุดท้ายองค์กรจ่ายค่าด่วนแทนที่จะจัดระบบการอนุมัติให้เร็วขึ้น
2) ไม่มี “รอบส่งมาตรฐาน” และไม่มีคนคุมรอบ
องค์กรที่ไม่มีรอบส่งชัดมักกลายเป็น “ใครอยากส่งเมื่อไหร่ก็เรียกเมื่อนั้น” เอกสารจึงแตกเป็นหลายเที่ยวโดยธรรมชาติ และเมื่อไม่มีคนคุมภาพรวม ค่าใช้จ่ายจะค่อย ๆ ไหลออกโดยไม่มีใครรู้สึกว่าผิดปกติ
ในทางกลับกัน บริษัทที่คุมค่าใช้จ่ายเรื่องส่งเอกสารเก่ง ไม่ได้ห้ามส่งด่วน แต่เขามีรอบหลัก เช่น รอบเช้า รอบบ่าย และ “เหตุผลที่อนุญาตให้ด่วน” ที่ชัดเจน ทำให้ด่วนจริงเหลือเฉพาะงานที่จำเป็น
3) ความเข้าใจผิดว่า “ส่งด่วน = ลดความเสี่ยง”
บางคนส่งด่วนเพราะกลัวหลุดกำหนด กลัวปลายทางปิดรับเอกสาร หรือกลัวรถติด แต่ความจริง “ด่วน” ลดความเสี่ยงได้แค่บางส่วน ถ้าสิ่งที่ทำให้พังจริงคือปลายทางไม่รับเอกสาร เอกสารไม่ครบ หรือหลักฐานไม่ชัด ต่อให้ส่งด่วนก็ยังพังเหมือนเดิม
เคสที่เจอบ่อยคือส่งด่วนไปวางบิล แต่ปลายทางรับเอกสารเฉพาะ 09.00–11.00 ต่อให้ส่งด่วน 14.00 ก็ไม่ช่วยอะไร แถมแพงขึ้นอีก
ค่าใช้จ่ายบานปลายเกิดจากอะไรในเชิงปฏิบัติ
H3: ค่าด่วนทำให้ “ต้นทุนต่อเอกสาร” แพงขึ้นแบบทวีคูณ
ถ้าคุณส่งเอกสาร 1 ชุดด้วยการส่งปกติ เที่ยวเดียวจบ ต้นทุนก็คือต้นทุนครั้งนั้น
แต่ถ้าคุณส่งเอกสารด่วน 1 ชุดแบบแตกเป็น 3 เที่ยว เพราะเตรียมเอกสารไม่ครบ คุณไม่ได้จ่ายแค่ 3 เท่า คุณจ่ายมากกว่านั้น เพราะคนในทีมต้องเสียเวลาประสานงาน โทรตาม และจัดชุดใหม่ทุกครั้ง
H3: ความด่วนเพิ่มโอกาสผิดพลาด
งานด่วนมักเกิดในเวลาที่คนเหนื่อยหรือใกล้เลิกงาน ทำให้เกิดความผิดพลาดเชิงเอกสารง่าย เช่น แนบผิดชุด พิมพ์ผิดหน้า ลืมตราประทับ หรือส่งผิดปลายทาง พอผิดพลาดก็ต้องด่วนซ้ำ กลายเป็นวงจรที่ค่าใช้จ่ายไหลออกไม่หยุด
H3: หลักฐานไม่เป็นระบบ ทำให้เสียเวลาตามย้อนหลัง
เมื่อส่งด่วนบ่อย หลักฐานมักกระจัดกระจายอยู่ในหลายแชต หลายคนถือหลักฐานคนละส่วน พอปลายทางบอกว่าไม่ได้รับ ทีมออฟฟิศเสียเวลาตามหาแทนที่จะหยิบหลักฐานขึ้นมาเคลียร์ได้ทันที ต้นทุนเวลานี้ไม่อยู่ในบิลขนส่ง แต่กินชั่วโมงทำงานจริง
วิธีคุมค่าใช้จ่าย “ส่งเอกสารด่วน” โดยไม่ทำให้งานช้าลง
1) แยก “ด่วนจริง” ออกจาก “ด่วนเพราะระบบไม่พร้อม”
ด่วนจริงมักมีเหตุผลชัด เช่น เส้นตายตามสัญญา วันตัดรอบวางบิล กำหนดยื่นเอกสาร หรือเอกสารผูกเงิน
ส่วนด่วนเพราะระบบไม่พร้อมมักเกิดจากการเซ็นช้า การเตรียมเอกสารล่าช้า หรือไม่กำหนดรอบส่ง
การแยกสองอย่างนี้ได้ จะทำให้คุณลดจำนวนงานด่วนลงทันทีโดยไม่กระทบธุรกิจ
2) ทำ “รอบส่งมาตรฐาน” แล้วคุมให้คนในทีมใช้รอบนั้น
องค์กรไม่จำเป็นต้องเข้มงวดแบบโรงงาน แต่ควรมีรอบส่งหลัก เช่น รอบก่อนเที่ยง และรอบบ่าย พร้อมคนคุมภาพรวมว่าอะไรควรถูกรวมไปกับรอบไหน
งานด่วนควรเป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่ค่าเริ่มต้นของทุกงาน
3) ทำคำสั่งงานแบบ “ข้อความเดียวจบ” และมีเช็กลิสต์เอกสาร
ข้อผิดพลาดจำนวนมากมาจากสั่งงานไม่ชัด ไม่ได้มาจากแมสขี่รถไม่เก่ง
คำสั่งงานที่ดีควรระบุครบ: จุดรับ จุดส่ง ชื่อผู้รับ เงื่อนไขเวลา รายการเอกสาร และหลักฐานที่ต้องได้กลับมา
และควรมีเช็กลิสต์เอกสารตามประเภทงาน เช่น วางบิลต้องมีอะไร เก็บเช็คต้องได้อะไรกลับมา
4) เลือกวิธีส่งให้เหมาะกับงาน ไม่ใช่ใช้ “ด่วน” กับทุกอย่าง
บางงานส่งปกติก็พอ เพราะปลายทางไม่ได้รับด่วนหรือไม่ได้ปิดรอบวันนี้ การส่งด่วนจะไม่เพิ่มคุณภาพ แต่เพิ่มค่าใช้จ่าย
ในองค์กรที่คุมงบเก่ง เขามักใช้ “ผสม” คือ งานเสี่ยงสูงใช้วิธีที่หลักฐานแน่น งานทั่วไปใช้วิธีมาตรฐาน ไม่ด่วนเกินจำเป็น
มุมมองผู้เชี่ยวชาญ: สิ่งที่มือใหม่มักพลาด และองค์กรพรีเมียมทำต่างอย่างไร
สิ่งที่มือใหม่มักพลาด
หนึ่งคือพยายามคุมค่าใช้จ่ายด้วยการต่อรองราคา แต่ไม่คุมพฤติกรรมการเรียกงาน ผลคือเที่ยวเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ
สองคือคิดว่าด่วนแล้วจบ ทั้งที่งานพังเพราะเอกสารไม่ครบและปลายทางไม่รับ
สามคือไม่มีข้อมูลหน้างานของคู่ค้า เช่น เวลารับเอกสาร จุดรับจริง ทำให้ส่งผิดเวลาแล้วต้องด่วนซ้ำ
สี่คือเก็บหลักฐานแบบไม่เป็นระบบ พอมีปัญหาก็ตามไม่จบ
องค์กรพรีเมียมให้ความสำคัญ
เขาไม่พยายามทำให้ “ถูกที่สุด” แต่ทำให้ “นิ่งที่สุด”
นิ่งในที่นี้คือ รอบส่งชัด เอกสารพร้อมก่อนออกไป หลักฐานกลับมาครบ และลดเที่ยวซ้ำให้มากที่สุด
เขารู้ว่าค่าใช้จ่ายบานปลายไม่ได้มาจากค่าบริการต่อเที่ยว แต่มาจากการทำงานที่ไม่เป็นระบบ
FAQ คำถามที่คนค้นหาจริง
1) ส่งเอกสารด่วนบ่อยทำไมค่าใช้จ่ายถึงพุ่ง ทั้งที่ต่อเที่ยวไม่ได้แพงมาก?
เพราะมันเพิ่มจำนวนเที่ยว เพิ่มการวิ่งซ้ำ และเพิ่มต้นทุนเวลาประสานงาน ยิ่งแตกงานเป็นหลายเที่ยว ต้นทุนรวมยิ่งทวีคูณ แม้ราคาแต่ละเที่ยวจะดูไม่สูง
2) ควรกำหนดอะไรบ้างเพื่อคุมงานส่งเอกสารด่วน?
ควรกำหนดรอบส่งมาตรฐาน เกณฑ์ว่าอะไรถือเป็น “ด่วนจริง” และมาตรฐานคำสั่งงาน/หลักฐานที่ต้องได้กลับมา เพื่อไม่ให้ด่วนกลายเป็นนิสัยของทีม
3) ทำไมส่งด่วนแล้วเอกสารยังไม่จบงาน?
เพราะปัญหามักอยู่ที่หน้างานและเอกสาร เช่น ปลายทางรับเอกสารเป็นรอบ เอกสารไม่ครบ หรือส่งผิดแผนก ด่วนช่วยเรื่องเวลาเดินทาง แต่ไม่ช่วยให้ผ่านขั้นตอนถ้าเตรียมไม่ถูก
4) ถ้าองค์กรจำเป็นต้องส่งด่วนจริง ๆ ควรทำยังไงให้คุมงบได้?
รวมงานให้เป็นเที่ยวเดียวให้มากที่สุด สั่งงานให้ชัดในข้อความเดียว และทำเช็กลิสต์เอกสารก่อนส่ง เพื่อป้องกันเที่ยวซ้ำ ค่าใช้จ่ายจะคุมได้แม้ยังต้องด่วน
5) ส่งเอกสารด่วนกับงานวางบิลควรระวังอะไร?
ระวังเวลารับเอกสารของคู่ค้าและความครบถ้วนของชุดวางบิล เพราะถ้าไปผิดเวลา หรือชุดไม่ครบ จะถูกตีกลับและต้องด่วนซ้ำ ซึ่งเป็นจุดที่ทำให้งบบานปลายมากที่สุด
6) มีสัญญาณอะไรที่บอกว่าบริษัทกำลัง “ติดด่วน”?
ถ้าทีมเรียกส่งด่วนเป็นค่าเริ่มต้นทุกวัน เอกสารถูกส่งออกหลายรอบต่อวัน และปลายเดือนบิลรวมสูงเกินคาด นั่นคือสัญญาณว่าคุณไม่ได้มีงานด่วนมากขึ้น แต่ระบบงานกำลังทำให้ทุกอย่างกลายเป็นด่วน
บทสรุป
ประโยค “ส่งเอกสารด่วนบ่อย ระวังค่าใช้จ่ายบานปลาย” ไม่ได้เป็นคำเตือนเล่น ๆ เพราะค่าใช้จ่ายจะไม่บานปลายจากเที่ยวเดียว แต่บานปลายจากนิสัยการทำงานที่ทำให้เกิดเที่ยวซ้ำ เกิดงานแตก เกิดการตามหลักฐาน และเกิดความผิดพลาดที่ต้องแก้ซ้ำ
ถ้าคุณอยากคุมงบโดยไม่ทำให้งานช้า ให้เริ่มจากการทำให้ “ด่วน” เป็นข้อยกเว้น ไม่ใช่มาตรฐาน สร้างรอบส่งที่ชัด สั่งงานให้ครบในครั้งเดียว และเก็บข้อมูลหน้างานของคู่ค้าไว้เป็นความรู้สะสม เมื่อระบบนิ่ง ค่าใช้จ่ายจะนิ่งตาม และทีมของคุณจะทำงานได้สบายขึ้นโดยไม่ต้องพึ่งความด่วนเป็นตัวแก้ปัญหาอีกต่อไป.
ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร
- บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
- ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
- TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
- มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
- มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
- พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %
TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น
ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress
