เวลาคนพูดว่า “เรียกแมสเซ็นเจอร์หน่อย” ภาพในหัวมักเป็นแค่คนมารับเอกสารแล้วขี่มอเตอร์ไซค์ไปส่งให้ถึงปลายทาง แต่ในงานจริง โดยเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวกับบัญชี สัญญา หรือเอกสารที่ต้องมีหลักฐานการส่งมอบ ความผิดพลาดไม่ได้เกิดตอน “ไปไม่ทัน” เท่านั้น มักเกิดหลังจากนั้น—ตอนคุณต้องตอบคำถามว่า ใครรับ, รับเมื่อไหร่, ทำไมปลายทางบอกไม่เจอ, หรือ เอกสารชุดนี้ตกหล่นตรงไหน
ตลอดหลายปีที่ทำงานกับทีมบัญชี ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายธุรการขององค์กร สิ่งที่ผมเจอบ่อยคือคนมักให้ความสำคัญกับ “ความเร็ว” มากกว่าการ “ทำให้งานจบ” ทั้งที่งานส่งเอกสารส่วนใหญ่ ถ้าจบไม่สนิท มันจะย้อนกลับมาเป็นต้นทุนเวลาและความน่าเชื่อถือของทีมคุณเอง
บทความนี้จึงไม่ได้จะบอกว่าเรียกเจ้าไหน แต่จะพาเช็ก 5 เรื่องที่ควรรู้ก่อนเรียก เพื่อให้การเรียกแมสเซ็นเจอร์ครั้งต่อไป “จบงานได้จริง” ไม่ใช่แค่ “ส่งไปแล้ว”
1) เช็กให้ชัดก่อนว่า “งานนี้ต้องจบแบบไหน” ไม่ใช่แค่ “ไปส่ง”
คำว่า “ส่งเอกสาร” มีหลายแบบ บางงานแค่วางเอกสารไว้ที่เคาน์เตอร์แล้วกลับก็พอ แต่บางงานต้องให้ปลายทางตรวจเอกสาร ต้องได้ลายเซ็น ต้องมีตราประทับ หรือบางครั้งต้องรอผู้มีอำนาจเซ็นรับ และนี่คือจุดที่คนเรียกแมสเซ็นเจอร์มักพลาด เพราะสั่งงานแบบเหมารวมว่า “ไปส่งให้หน่อย”
ในงานวางบิลหรือเก็บเช็ค ความหมายของคำว่า “จบงาน” ต้องละเอียดขึ้น เช่น
- ต้องได้ “ใบรับเอกสาร/ใบรับวางบิล” กลับมาหรือไม่
- ต้องได้ชื่อผู้รับและเวลารับชัดเจนหรือเปล่า
- ถ้าปลายทางขอแก้เอกสารบางหน้า แมสเซ็นเจอร์ต้องทำอะไรต่อ: กลับมารับเอกสารใหม่ หรือประสานให้คุณส่งไฟล์เพิ่ม
ประสบการณ์ที่เจอบ่อยคือฝ่ายบัญชีเตรียมเอกสารครบแล้ว แต่ปลายทางรับเฉพาะช่วงเช้า พอแมสเซ็นเจอร์ไปถึงบ่าย เจ้าหน้าที่ไม่รับ กลายเป็นต้องเสียเที่ยว เสียรอบ และเสียเครดิตกับคู่ค้า ทั้งที่ถ้ารู้เงื่อนไขตั้งแต่ต้น จะจัดเส้นทางและเวลาถูกตั้งแต่แรก
แก่นของข้อแรกคือ ก่อนเรียก ให้ตอบตัวเองให้ได้ว่า “งานนี้จบที่อะไร” แล้วค่อยสื่อสารออกไป
2) เช็ก “ผู้รับตัวจริง” และกติกาหน้างาน ไม่ใช่แค่เช็กที่อยู่
หลายคนเช็กแค่ที่อยู่และเบอร์โทร แต่ในโลกเอกสารสำคัญ “ที่อยู่ถูก” ไม่ได้แปลว่า “ส่งสำเร็จ” เพราะจุดรับเอกสารจริงอาจอยู่คนละตึก คนละชั้น หรือเป็นแผนกเฉพาะที่รับเฉพาะเวลา
สิ่งที่ควรถามให้ครบก่อนเรียกแมสเซ็นเจอร์ คือ
- เอกสารต้องส่ง “ใคร” (ชื่อ-แผนก) และเขารับเองหรือมีคนรับแทน
- รับเอกสารที่จุดไหน (เคาน์เตอร์รับเอกสาร/แผนกบัญชี/ห้องจัดซื้อ)
- รับได้ช่วงเวลาไหน และมีข้อกำหนดพิเศษหรือไม่ (ต้องนัดล่วงหน้า, ต้องแลกบัตร, ต้องใช้บัตรพนักงาน)
เคสที่ผมเจอจนเป็นเรื่องคลาสสิกคือส่งเอกสารไปสำนักงานใหญ่ แต่ฝ่ายที่รับเอกสารจริงอยู่ “อาคาร B ชั้น 7” ในขณะที่ที่อยู่ใน Google Maps คือ “อาคาร A ชั้น G” แมสเซ็นเจอร์ส่งถึงตึกแล้ว แต่ส่งไม่ถึงมือคนรับ งานก็ยังไม่จบ สุดท้ายคนในทีมกลับมาบ่นว่า “แมสเซ็นเจอร์ทำงานไม่จบ” ทั้งที่ข้อมูลหน้างานไม่ชัดตั้งแต่ต้น
งานเอกสารที่ดีต้องชนะตั้งแต่ “ความชัดเจนของปลายทาง”
3) เช็ก “หลักฐานการส่งมอบ” ให้เหมาะกับความเสี่ยงของเอกสาร
เอกสารแต่ละประเภทต้องการหลักฐานคนละระดับ
ส่งใบเสนอราคา 1 แผ่น อาจขอแค่รูปตอนวางที่เคาน์เตอร์ก็พอ
แต่ถ้าเป็นวางบิล เก็บเช็ค หรือเอกสารที่ผูกกับเงิน หลักฐานต้องละเอียดขึ้น เพราะเวลามีปัญหา คุณต้อง “พิสูจน์ได้” ว่าส่งมอบแล้วจริง
หลักฐานที่ควรคิดก่อนเรียกแมสเซ็นเจอร์ ได้แก่
- ต้องการลายเซ็นรับหรือไม่ (ชื่อผู้รับอ่านได้)
- ต้องมีเวลารับเอกสารชัดเจนหรือไม่
- ต้องถ่ายรูปเอกสารหน้าสำคัญ/ใบรับเอกสาร/ตราประทับหรือไม่
- ต้องมีเลขอ้างอิง เช่น เลขใบวางบิล เลขใบรับเอกสาร เพื่อค้นย้อนหลังหรือเปล่า
คนมักเข้าใจผิดว่าหลักฐานเป็นเรื่อง “เผื่อไว้” แต่ในงานจริง หลักฐานคือสิ่งที่ช่วยให้คุณหยุดวงจรโทรตาม-โต้เถียง-ตามหาเอกสารได้เร็วที่สุด โดยเฉพาะเมื่อคู่ค้าบอกว่า “ยังไม่เห็นเอกสาร” หลักฐานที่ชัดจะเปลี่ยนการคุยจากอารมณ์เป็นข้อเท็จจริง
4) เช็ก “คำสั่งงาน” ให้เป็นชุดเดียว อ่านแล้วทำได้ทันที
แมสเซ็นเจอร์เก่งแค่ไหน ถ้าคำสั่งงานกระจัดกระจาย งานก็มีโอกาสพังสูงมาก จุดนี้เป็นต้นตอของความผิดพลาดจำนวนมาก เพราะคนสั่งงานมักพิมพ์ข้อมูลกระจายหลายแชต เช่น ส่งที่อยู่ก่อน แล้วค่อยส่งชื่อคนรับ แล้วค่อยบอกว่า “อย่าลืมเอาใบนี้ไปด้วย”
ในทางปฏิบัติ คำสั่งงานที่ดีควรรวมทุกอย่างอยู่ในข้อความเดียวหรือเอกสารเดียว เช่น
- จุดรับเอกสาร + เบอร์ผู้ประสานงานต้นทาง
- จุดส่ง + ชื่อผู้รับ + แผนก + เงื่อนไขเวลา
- รายการเอกสารที่ต้องส่ง (จำนวนชุด)
- งานที่ต้องทำปลายทาง (ให้เซ็นรับ / รับเช็ค / ขอใบรับเอกสาร)
- วิธีส่งหลักฐานกลับ (ถ่ายรูป, ส่งไฟล์, ส่งกลับพร้อมเอกสาร)
เหตุผลที่เรื่องนี้สำคัญ เพราะงานส่งเอกสารส่วนใหญ่เป็นงานที่ “ต้องทำตามลำดับ” ถ้าข้อมูลหล่น แมสเซ็นเจอร์จะต้องโทรถามหน้างาน ซึ่งทำให้เสียเวลาและเพิ่มความเสี่ยงที่งานจะหลุดจากมาตรฐาน
5) เช็กแผนสำรอง: ถ้างานไม่สำเร็จรอบแรก จะทำอย่างไร
ในโลกจริง งานวางบิลและงานเอกสารกับองค์กรใหญ่ “ไม่สำเร็จรอบแรก” เป็นเรื่องปกติพอสมควร เช่น ผู้รับประชุม เจ้าหน้าที่รับเอกสารออกไปธุระ ระบบรับเอกสารปิด หรือเอกสารมีจุดที่ปลายทางขอแก้
สิ่งที่ควรเตรียมก่อนเรียกแมสเซ็นเจอร์ คือ
- ถ้าส่งไม่ได้ จะให้ฝากเอกสารที่ไหนได้ไหม หรือห้ามฝากเด็ดขาด
- ถ้าต้องแก้เอกสาร จะให้แมสเซ็นเจอร์รอ หรือให้กลับมารับใหม่
- ถ้าต้องเลื่อนรอบวางบิล จะกระทบเครดิตเทอมอย่างไร
- ใครเป็นคนตัดสินใจหน้างาน (ให้แมสเซ็นเจอร์ตัดสินใจเองไม่ได้เสมอไป)
องค์กรที่จัดการงานเอกสารได้ดี มักไม่ได้เก่งที่วิ่งเร็ว แต่เก่งที่ “ลดจำนวนครั้งที่ต้องวิ่งซ้ำ” เพราะเขามีแผนสำรองชัด และมีคนรับผิดชอบตัดสินใจได้ทันทีเมื่อเจอเหตุขัดข้อง
มุมมองผู้เชี่ยวชาญ: มือใหม่พลาดอะไร และแบรนด์พรีเมียมให้ความสำคัญอะไร
สิ่งที่มือใหม่มักพลาด
- มองงานส่งเอกสารเป็นงานโลจิสติกส์ ทั้งที่จริงมันเป็นงาน “กระบวนการ”
- สั่งงานแบบคร่าว ๆ แล้วหวังให้หน้างานแก้เอง พอผิดก็โทษคนวิ่ง
- ไม่แยกประเภทเอกสารตามความเสี่ยง เอกสารผูกเงินควรเข้มกว่าปกติ
- ไม่มีระบบเก็บหลักฐาน ทำให้ตามย้อนหลังยาก และเสียเวลาคนในทีม
สิ่งที่แบรนด์/องค์กรพรีเมียมให้ความสำคัญมากกว่า “ความเร็ว”
- ความสม่ำเสมอของมาตรฐานงาน (วันนี้-พรุ่งนี้ทำเหมือนเดิม)
- ความรับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา (มีคนดูแล ไม่ปล่อยให้ทีมบัญชีตามเอง)
- การติดตามย้อนหลังได้ (เอกสารชุดไหนอยู่ที่ไหน ใครรับ)
- การทำให้งาน “จบในรอบเดียว” มากที่สุด
แนวคิดระยะยาวคืออย่ามองแมสเซ็นเจอร์เป็น “คนส่งของ” แต่ให้มองเป็น “ส่วนหนึ่งของงานธุรการและบัญชี” ที่ต้องรักษาความน่าเชื่อถือของบริษัทคุณ
FAQ คำถามที่คนค้นหาจริง (และควรถามให้ลึก)
1) ก่อนเรียกแมสเซ็นเจอร์ต้องเตรียมอะไรบ้าง?
เตรียม 3 อย่างให้ครบก่อน: ข้อมูลผู้รับตัวจริง + รายการเอกสารและจำนวนชุด + สิ่งที่ต้องได้กลับมา (ลายเซ็น/ใบรับเอกสาร/เช็ค) ถ้าขาดอย่างใดอย่างหนึ่ง งานมักไม่จบในรอบเดียว
2) เอกสารแบบไหนควรระวังเป็นพิเศษ?
เอกสารที่เกี่ยวกับเงินและสิทธิ เช่น เช็ค สัญญา หนังสือรับรอง ใบวางบิลต้นฉบับ เอกสารที่ถ้าเสียหายแล้ว “ทำใหม่ยาก” ควรมีหลักฐานรับส่งชัด และกำหนดคนรับผิดชอบตั้งแต่ต้น
3) ทำไมวางบิลถึงมักต้องไปหลายรอบ?
เพราะคู่ค้ามีกติกาหน้างานของตัวเอง บางที่รับเอกสารเป็นรอบ บางที่ต้องให้เจ้าหน้าที่ตรวจเอกสารก่อนรับ บางที่เปลี่ยนผู้ประสานงานบ่อย ถ้าคุณมีข้อมูลกติกาแต่ละที่ไว้ล่วงหน้าและส่งไปถูกเวลา จำนวนรอบจะลดลงมาก
4) ใช้บริการเรียกแมสเซ็นเจอร์แบบด่วนได้ไหมกับงานเก็บเช็ค?
ทำได้ในบางกรณี แต่ต้องกำหนดวิธีส่งมอบและหลักฐานให้รัดกุมที่สุด และควรมีแผนว่าใครตรวจความถูกต้องเบื้องต้นของเช็ค (ชื่อผู้สั่งจ่าย วันที่ จำนวนเงิน) เพื่อไม่ให้กลับมาแก้รอบใหม่
5) ถ้าปลายทางบอกว่าไม่ได้รับเอกสาร ควรทำอย่างไร?
อย่าเริ่มจากการโต้เถียง เริ่มจากการดึงหลักฐาน: เวลา/ชื่อผู้รับ/จุดส่ง/รูปประกอบ แล้วค่อยประสานปลายทางให้ตรวจในระบบหรือสอบถามเจ้าหน้าที่ที่รับเอกสารจริง หลักฐานที่ดีจะทำให้เรื่องจบเร็วและไม่บานปลาย
6) ทำอย่างไรให้การเรียกแมสเซ็นเจอร์ “จบงาน” มากกว่า “ส่งไว”?
ให้คุณทำเช็กลิสต์ประจำของบริษัทตัวเอง แยกประเภทงาน (เอกสารทั่วไป/วางบิล/เก็บเช็ค) และกำหนดมาตรฐานคำสั่งงาน+หลักฐานให้เหมือนเดิมทุกครั้ง เมื่อมาตรฐานนิ่ง งานจะนิ่งตาม
บทสรุป
“เรียกแมสเซ็นเจอร์” ดูเหมือนเป็นงานเล็ก แต่จริง ๆ เป็นงานที่สะท้อนระบบหลังบ้านของบริษัทอย่างชัดเจน ถ้าคุณเช็ก 5 เรื่องนี้ก่อนเรียก—นิยามงานให้จบ, เช็กผู้รับตัวจริง, วางหลักฐานให้เหมาะกับความเสี่ยง, สั่งงานเป็นชุดเดียว, และเตรียมแผนสำรอง—คุณจะลดงานวิ่งซ้ำ ลดการตามเรื่อง และทำให้งานเอกสารที่เกี่ยวกับเงินและความน่าเชื่อถือของบริษัทเดินได้ลื่นขึ้น
สุดท้าย ผู้ให้บริการที่ดีอาจช่วยคุณได้มาก แต่ “ความชัดของงาน” ที่คุณเตรียมให้เขา คือสิ่งที่ทำให้ผลลัพธ์ต่างกันแบบเห็นได้จริงในชีวิตประจำวัน
ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร
- บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
- ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
- TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
- มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
- มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
- พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %
TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น
ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress
