7 วิธีเตรียมเอกสารก่อนส่ง ได้แก่ 1) ระบุปลายทางและผู้รับให้ชัด 2) ห่อหรือซองเอกสารให้เหมาะสม 3) แยกเอกสารชุดที่ต้องลงนาม 4) ถ่ายสำเนาเก็บไว้ก่อน 5) ระบุกำหนดเวลาที่ต้องถึง 6) แจ้งข้อมูลพิเศษที่ผู้ส่งต้องรู้ 7) ตรวจสอบสถานะหลังส่ง การเตรียมที่ดีลดความเสี่ยงผิดพลาดได้มากกว่า 80%
ทำไมการเตรียมเอกสารถึงสำคัญไม่แพ้การเลือกผู้ให้บริการ
แมสเซ็นเจอร์มืออาชีพสามารถส่งเอกสารได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย แต่ถ้าเอกสารต้นทางเตรียมมาไม่ดี ปลายทางไม่ชัด หรือไม่มีสำเนาสำรอง ความเสี่ยงยังคงอยู่ที่ผู้ส่ง ไม่ใช่ที่ผู้ให้บริการ บทความนี้รวบรวมขั้นตอนที่ทีม TD Express แนะนำลูกค้าทุกราย
วิธีที่ 1: ระบุปลายทางและผู้รับให้ครบถ้วน
ระบุ ชื่อบริษัท แผนก/ฝ่าย ชื่อผู้รับ เบอร์โทรศัพท์ผู้รับ และที่อยู่ครบทุกบรรทัด ถ้าปลายทางเป็นอาคารสำนักงาน ระบุชั้นและห้องด้วย ข้อมูลที่ไม่ครบทำให้แมสเซ็นเจอร์ต้องโทรถามซึ่งเสียเวลาและสร้างความไม่มั่นใจ
💡 เคล็ดลับ: เตรียม “ใบนำส่ง” ที่มีข้อมูลครบทุกครั้ง สามารถใช้แบบฟอร์มของ TD Express ได้เลย
วิธีที่ 2: บรรจุและห่อหุ้มเอกสารให้เหมาะสม
เอกสารทั่วไป: ใช้ซองเอกสาร A4 แบบขยายด้านข้างที่พับเก็บได้ ไม่พับเอกสารให้เกิดรอยถ้าเป็นต้นฉบับ
เช็คและเอกสารการเงิน: ใช้ซองแข็งหรือกล่องกระดาษเสริม ห้ามพับเด็ดขาด ซองควรปิดสนิทและมีเทปซีล
เอกสารหลายชุด: แยกแต่ละชุดในซองย่อยก่อนใส่ซองใหญ่ ทำสัญลักษณ์หรือสีที่ต่างกันเพื่อระบุได้ง่าย
วิธีที่ 3: แยกชุดเอกสารที่ต้องลงนาม
เอกสารที่ต้องลงนาม ประทับตรา หรือกรอกข้อมูลเพิ่มเติม ต้องแยกออกจากเอกสารทั่วไปอย่างชัดเจน ติดป้าย “ต้องลงนาม” หรือ “Please Sign” ที่มองเห็นได้ทันทีเมื่อเปิดซอง เพื่อไม่ให้ผู้รับสับสน
วิธีที่ 4: ถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญไว้ก่อนส่งเสมอ
นี่คือขั้นตอนที่หลายคนข้ามแล้วเสียใจทีหลัง เอกสารสำคัญทุกชิ้นควรถ่ายสำเนาหรือสแกนเก็บไว้ก่อนส่งเสมอ ไม่ใช่เพราะไม่ไว้วางใจผู้ให้บริการ แต่เพราะเป็นมาตรฐานการบริหารความเสี่ยงที่ดี
- ถ่ายรูปเช็คทั้งด้านหน้าและด้านหลัง
- สแกนสัญญาทุกหน้าก่อนส่ง
- เก็บสำเนาไว้ในระบบที่เรียกใช้ได้ทันที
วิธีที่ 5: ระบุกำหนดเวลาที่ต้องถึงปลายทาง
บอกแมสเซ็นเจอร์ว่าต้องถึงก่อนเวลาใด ไม่ใช่แค่ “วันนี้” เพราะ “ก่อน 15.00 น.” กับ “วันนี้” หมายความต่างกันมาก การระบุเวลาช่วยให้วางแผนเส้นทางและจัดลำดับความสำคัญได้ถูกต้อง
วิธีที่ 6: แจ้งข้อมูลพิเศษที่ผู้ให้บริการต้องรู้
บางสถานที่มีข้อจำกัดพิเศษที่แมสเซ็นเจอร์ต้องรู้ล่วงหน้า เช่น
- อาคารที่ต้องลงทะเบียนก่อนเข้า ใช้เวลา 15-30 นาที
- แผนกที่รับเอกสารได้เฉพาะช่วงเช้า
- ผู้รับที่ไม่อยู่ในวันพุธ ต้องส่งให้ผู้ช่วยแทน
- อาคารที่ต้องฝากเอกสารที่ Reception ห้ามขึ้นไปเอง
ข้อมูลเหล่านี้ถ้าแจ้งล่วงหน้า แมสเซ็นเจอร์วางแผนได้ดีกว่าและลดโอกาสที่งานจะไม่สำเร็จ
วิธีที่ 7: ติดตามสถานะและยืนยันการรับ
หลังส่งเอกสาร อย่ารอให้ผู้รับโทรมาบอก ควรติดตามสถานะผ่านระบบของผู้ให้บริการ หรือโทรถามผู้รับโดยตรงหลังเวลาที่คาดว่าจะถึง TD Express มีระบบรายงานสถานะที่แจ้งให้ทราบเมื่อส่งมอบสำเร็จ
TD Express ให้บริการสำนักงานกฎหมายและบริษัทที่มีงานเอกสารสำคัญมาตลอดกว่า 30 ปี ด้วยระบบที่บันทึกทุกขั้นตอน พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรม และทีม Admin ที่ดูแลทุกชิ้นงาน เพราะเราเชื่อว่าแมสเซ็นเจอร์ที่ดีไม่ใช่แค่คนส่งของเร็ว แต่คือคนที่เข้าใจว่าสิ่งที่กำลังส่งนั้นสำคัญแค่ไหน
ข้อดีของ TD Express
- บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
- ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
- TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
- มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
- มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
- พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %
TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น
ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
