ในการดำเนินธุรกิจ การรับชำระเงินด้วยเช็คยังคงเป็นรูปแบบหนึ่งที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะในธุรกิจ B2B หรือระหว่างองค์กรขนาดใหญ่ เพราะให้ความรู้สึกปลอดภัย มีหลักฐานทางเอกสาร และช่วยให้ฝ่ายบัญชีสามารถควบคุมกระแสเงินสดได้ดีกว่าเงินสดหรือการโอนทันที

แต่เบื้องหลังการรับเช็คแต่ละครั้งไม่ได้มีแค่การส่งตัวบุคคลไปรับเอกสารเท่านั้น สิ่งที่สำคัญมากคือ “เอกสารรับเช็ค” หรือเอกสารประกอบการรับชำระเงิน ที่หากจัดเตรียมไม่ดี อาจเกิดความผิดพลาด หรือในกรณีแย่ที่สุดคือปัญหาทางกฎหมาย

บทความนี้จะพาคุณเจาะลึกตั้งแต่ความหมาย รูปแบบ วิธีเตรียม ไปจนถึงแนวทางการส่งมอบเอกสารรับเช็คอย่างมืออาชีพ พร้อมคำแนะนำจากมุมมองของผู้เชี่ยวชาญในสายงานบัญชี และบริการจัดส่งที่เกี่ยวข้อง

เอกสารรับเช็คคืออะไร?

“เอกสารรับเช็ค” หมายถึง เอกสารทางบัญชีหรือเอกสารประกอบการเงิน ที่ใช้เป็นหลักฐานในการรับชำระเงินโดยเช็คจากลูกค้า เอกสารนี้มักถูกใช้โดยเจ้าหน้าที่การเงินหรือฝ่ายบัญชีของบริษัทในวันที่มีการวางบิลและรับชำระเงิน

ประเภทของเอกสารรับเช็คที่ควรรู้

1. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ถือเป็นเอกสารพื้นฐานที่แสดงว่าบริษัทได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว เป็นเอกสารที่ออกโดยผู้ขายหลังจากได้รับเช็คและยืนยันยอดที่ชำระ

2. สำเนาใบแจ้งหนี้ (Invoice Copy)

แม้จะส่งใบแจ้งหนี้ไปกับรอบวางบิลแล้ว แต่ในการรับเช็คจริง มักแนบสำเนาไว้เพื่ออ้างอิงว่ายอดเงินที่ชำระตรงกับยอดที่เรียกเก็บ

3. เอกสารรับเช็คโดยผู้รับมอบอำนาจ

หากไม่ใช่พนักงานบริษัทที่ไปรับเช็คด้วยตัวเอง ต้องมี “หนังสือมอบอำนาจ” และสำเนาบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจพร้อมลงนาม

4. แบบฟอร์มรับเช็คของลูกค้า

บางบริษัทลูกค้าจะมีฟอร์มของตนเองให้กรอกทุกครั้งที่รับเช็ค เช่น แบบลงชื่อผู้รับ หรือใบลงทะเบียนการรับชำระ

ข้อควรระวังในการจัดเตรียมเอกสารรับเช็ค

เอกสารเหล่านี้ดูเหมือนเป็นเรื่องเล็กๆ แต่หากพลาดแม้เพียงนิดเดียว อาจทำให้การรับเงินต้องเลื่อนออกไป หรืออาจเกิดข้อผิดพลาดในระบบบัญชีได้

ข้อผิดพลาด	ผลกระทบ
กรอกเลขที่เช็คผิด	ทำให้ใบเสร็จไม่ถูกต้อง ต้องแก้ไขใหม่
ชื่อผู้รับเงินไม่ตรง	ธนาคารไม่สามารถขึ้นเงินได้
ลืมนำหนังสือมอบอำนาจ	ไม่สามารถรับเช็คแทนได้

กระบวนการรับเช็คแบบมืออาชีพ (พร้อมตัวอย่าง)

เพื่อให้งานไหลลื่น และลดข้อผิดพลาด การรับเช็คควรมีขั้นตอนที่ชัดเจน:

ขั้นตอนที่ 1: นัดหมายลูกค้าล่วงหน้า

ควรติดต่อฝ่ายบัญชีลูกค้าเพื่อยืนยันวัน-เวลาที่จะเข้าไปรับเช็ค พร้อมตรวจสอบยอดเงิน และรายการเอกสารที่ลูกค้าต้องการแนบ

ขั้นตอนที่ 2: เตรียมเอกสารให้ครบ

ไม่ว่าจะเป็นใบเสร็จรับเงิน ใบวางบิล สำเนาใบแจ้งหนี้ หรือหนังสือมอบอำนาจ ต้องอยู่ในซองเอกสารเดียวกันอย่างเรียบร้อย

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกรายการก่อน-หลังส่ง

ใช้สมุดจด หรือระบบดิจิทัลในการบันทึกข้อมูล เช่น เลขที่เช็ค ชื่อลูกค้า วันที่รับ สาขาที่รับ และชื่อผู้มอบเช็ค

ขั้นตอนที่ 4: ส่งคืนฝ่ายบัญชีพร้อมหลักฐาน

เมื่อรับเช็คเรียบร้อย ให้นำเอกสารรับเช็คพร้อมแนบภาพถ่ายเซ็นรับ/ตราประทับ ส่งคืนให้ฝ่ายบัญชีจัดการต่อ

บริหารงานรับเช็คอย่างมืออาชีพด้วยบริการจัดส่งเอกสาร

ในหลายองค์กรโดยเฉพาะบริษัทที่มีลูกค้าจำนวนมาก การส่งพนักงานไปวางบิลหรือรับเช็คเองทุกวันอาจไม่สะดวก และสิ้นเปลืองต้นทุนสูง การใช้ “บริการจัดส่งเอกสารรับเช็ค” โดยผู้เชี่ยวชาญจึงกลายเป็นทางเลือกที่นิยมมากขึ้น

ข้อดีของการใช้บริการจัดส่งเอกสารรับเช็ค

• 📦 มีระบบควบคุมเส้นทางการส่ง
• ✅ พนักงานผ่านการอบรมด้านความปลอดภัย
• 🔐 มีการรับประกันความเสียหายและเอกสารสูญหาย
• 📲 สามารถติดตามสถานะงานได้แบบ Real-time
• 💬 ติดต่อประสานกับฝ่ายบัญชีลูกค้าได้โดยตรง

ตัวอย่างธุรกิจที่เหมาะกับบริการจัดส่งเอกสารรับเช็ค

• สำนักงานบัญชี ที่ดูแลลูกค้าหลายราย
• โรงงานผลิต ที่วางบิลประจำกับคู่ค้าหลายแห่ง
• บริษัทอสังหาฯ ที่ต้องรับเงินค่าเช่าหรือค่าส่วนกลางเป็นรายเดือน
• ธุรกิจที่ต้องรับเช็คผ่านระบบวางบิล เช่น กลุ่ม B2B หรือข้ามสาขา

เคล็ดลับเพิ่มเติม: ปรับระบบภายในให้พร้อมรับงานเอกสารรับเช็ค

ถ้าองค์กรคุณมีการรับเช็คเป็นประจำ ควร:

• จัดทำ Checklist รายการเอกสารประจำแต่ละลูกค้า
• ตั้งระบบแจ้งเตือน วันวางบิล – รับเช็ค – ขึ้นเงิน
• ใช้ซองเอกสารที่มีชื่อผู้ติดต่อ และระบุรหัสลูกค้า
• ประสานงานกับฝ่ายจัดส่งหรือแมสเซนเจอร์อย่างใกล้ชิด

แนะนำบริการจัดส่งเอกสารรับเช็คที่คุณวางใจได้: TD Express

ในโลกของงานบัญชีที่เวลาและความแม่นยำคือทุกอย่าง TD Express พร้อมเป็นพันธมิตรของคุณในการดูแล “เอกสารรับเช็ค” ให้ถึงมืออย่างปลอดภัยและตรงเวลา

บริการของ TD Express:

• 🚀 จัดส่งเอกสารรับเช็คและวางบิลแบบรายเที่ยวหรือเหมารายเดือน
• 📋 มีระบบติดตามเอกสารแบบเรียลไทม์
• 🛡️ รับประกันเอกสารสูญหาย
• 🤝 มีทีมงานคอยประสานงานกับฝ่ายบัญชีลูกค้า
• 📦 บันทึกข้อมูลรับ-ส่งย้อนหลังครบถ้วน

💼 เหมาะสำหรับบริษัท SME ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องการลดภาระงานบัญชี และเพิ่มความปลอดภัยในการรับชำระเงินด้วยเช็ค

📞 สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือขอใบเสนอราคาได้ที่
เว็บไซต์ TDExpress.co.th | LINE: @td-express

สรุป: งานเล็กที่สะท้อนภาพลักษณ์องค์กร

“เอกสารรับเช็ค” ไม่ใช่เพียงกระดาษสักแผ่น แต่มันคือเครื่องมือที่สะท้อนความเป็นมืออาชีพ ความน่าเชื่อถือ และความเป็นระบบของธุรกิจคุณ การจัดการให้เอกสารนี้ถึงปลายทางอย่างถูกต้องและตรงเวลาคือสิ่งที่ลูกค้าคาดหวัง และคุณสามารถทำให้เหนือความคาดหวังได้ หากใช้ระบบที่ดีและบริการที่เชื่อถือได้

ในโลกธุรกิจที่การแข่งขันสูง ความแม่นยำและความเร็วคือแต้มต่อ และบริการจัดส่งเอกสารรับเช็คคือส่วนสำคัญที่ไม่ควรถูกมองข้าม

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

1. บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
2. ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
4. มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
5. มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
6. พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress