ทำไม “ส่งเอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือน” ถึงพลาดกันบ่อย ทั้งที่เป็นเรื่องพื้นฐาน
ถ้าถามเจ้าของกิจการหรือคนดูแลงานแอดมินว่า “ส่งเอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือน” แล้วหรือยัง คำตอบที่ได้บ่อยคือ “ส่งแล้วครับ/ค่ะ” แต่พอถึงวันที่สำนักงานบัญชีเริ่มปิดงบประจำเดือน กลับมีโทรกลับมาถามซ้ำว่า เอกสารยังไม่ครบ หรือ เอกสารชุดนี้ใช้ไม่ได้ ต้องขอใหม่
จากประสบการณ์ที่คลุกอยู่กับงานรับส่งเอกสารองค์กรมาเกิน 30 ปี สิ่งที่ทำให้เรื่องนี้สะดุดไม่ใช่ความขี้เกียจ แต่คือ “ความเข้าใจผิด” 3 แบบที่เจอวนไปวนมา
- คิดว่าเอกสารบัญชีคือแค่ “ใบเสร็จ/ใบกำกับภาษี”
- เก็บเอกสารไว้ครบ แต่ “ส่งผิดจังหวะ” ทำให้ปิดงบล่าช้า
- ส่งเอกสารไปแล้ว แต่ “ตามรอยไม่ได้” สุดท้ายต้องทำซ้ำทั้งชุด
บทความนี้จะพาไล่ทีละรายการว่า เอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือนมีอะไรบ้าง ทำไมต้องส่ง และจุดไหนที่คนทำงานจริงมักพลาด พร้อมมุมมองแบบคนที่เห็นเคสหน้างานมาเยอะ—เพื่อให้คุณส่งเอกสารได้ “ครบ ถูก ใช้ได้” ตั้งแต่รอบเดือนนี้เป็นต้นไป
เอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือน: หลักคิดก่อนลงรายการ
ก่อนจะไปถึง “7 เอกสาร” ขอให้จับหลักคิดนี้ไว้: สำนักงานบัญชีไม่ได้ต้องการกระดาษเยอะ แต่ต้องการหลักฐานที่เชื่อมกันได้เป็นระบบ
เอกสารหนึ่งใบที่ข้อมูลขาด (เช่น ไม่มีเลขผู้เสียภาษี, ไม่มีวันที่, ไม่มีลายเซ็นผู้มีอำนาจ, ไม่มีใบแนบ) ทำให้ทั้งชุดสะดุดได้ เพราะบัญชีต้องทำให้ “ย้อนตรวจได้” และ “สอดคล้องกับภาษี”
เวลาเอกสารไม่ครบ ผลที่เกิดขึ้นจริงมักไม่ใช่แค่โดนบ่น แต่ลามไปถึง:
- VAT/ภาษีซื้อ-ภาษีขายคลาดเคลื่อน
- ค่าใช้จ่ายบางส่วนลงไม่ได้ กลายเป็นกำไรทางบัญชีสูงเกินจริง
- ปิดงบช้า ส่งผลต่อเครดิตกับธนาคาร/คู่ค้า
- เอกสารหายกลางทางแล้วตามไม่ได้ ต้องออกใหม่ เสียเวลาคนทั้งสองฝั่ง
ทีนี้มาดูรายการที่เป็น “แกนหลัก” ของเอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือน
1) เอกสารขาย: ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน / ใบแจ้งหนี้ (ฝั่งรายได้)
ทำไมสำคัญ
ฝั่งรายได้คือจุดตั้งต้นของภาษีขายและการรับรู้รายได้ หากเอกสารขายไม่ครบ สำนักงานบัญชีจะตั้งคำถามทันทีว่า รายได้เดือนนี้ “ครบจริงไหม” และ VAT ที่ต้องนำส่ง “ตรงไหม”
รายละเอียดที่ควรมี
- เลขที่เอกสารและวันที่ออกเอกสาร
- ชื่อลูกค้า/ที่อยู่/เลขผู้เสียภาษี (กรณีออกกำกับภาษี)
- รายการสินค้า/บริการ, จำนวน, ราคา, VAT, ยอดรวม
- เงื่อนไขเครดิต (ถ้ามี) และหลักฐานการรับเงิน (ถ้าเก็บแล้ว)
สิ่งที่เจอบ่อยในงานจริง
หลายบริษัทออกเอกสารขายจากระบบหนึ่ง แต่รับชำระเงินอีกระบบหนึ่ง แล้วคนละทีมถือคนละชุดเอกสาร พอส่งให้สำนักงานบัญชี กลายเป็น “มีใบกำกับ แต่ไม่มีหลักฐานรับเงิน” หรือ “มีสลิป แต่หาเลขใบกำกับไม่เจอ”
การแก้ไม่ยาก แต่ต้องเริ่มจากการจัดเอกสารขายให้ “ผูกกันเป็นชุด” ตั้งแต่ต้นเดือน ไม่ใช่มานั่งไล่ตอนสิ้นเดือน
2) รายงานภาษีขายและภาษีซื้อ (VAT Output/Input)
ทำไมสำคัญ
รายงาน VAT คือสิ่งที่สำนักงานบัญชีใช้สรุปตัวเลขเพื่อยื่นแบบภาษีมูลค่าเพิ่ม และใช้ตรวจความสมเหตุสมผลของเอกสารทั้งหมดในเดือนนั้น ๆ
ข้อสังเกตเชิงคุณภาพ
- ภาษีขายต้องสอดคล้องกับเอกสารขาย
- ภาษีซื้อต้องสอดคล้องกับใบกำกับภาษีซื้อที่ “ถูกต้องตามรูปแบบ”
- วันที่เอกสารมีผลต่อเดือนที่นำไปเครดิตภาษีได้ (นี่คือจุดที่พลาดกันบ่อย)
เคสที่เจอจริง
มีกิจการจำนวนมากเก็บใบกำกับภาษีซื้อได้ครบ แต่เป็น “ใบเสร็จอย่างย่อ” หรือเอกสารไม่เข้าเงื่อนไข ทำให้ใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ สำนักงานบัญชีจึงต้องตัดออก แล้วเจ้าของกิจการจะงงว่า “แต่ผมจ่าย VAT ไปแล้วนี่”
ใช่—จ่ายไปแล้ว แต่ถ้าเอกสารไม่ถูกต้อง ก็เอามาเครดิตไม่ได้ นี่คือความต่างระหว่าง “จ่ายจริง” กับ “หักได้จริง”
3) ใบกำกับภาษีซื้อ / ใบเสร็จค่าใช้จ่าย (ฝั่งต้นทุนและค่าใช้จ่าย)
ทำไมสำคัญ
นี่คือหัวใจของการบันทึกค่าใช้จ่าย และเป็นฐานสำคัญของการคำนวณกำไรขาดทุน หากเอกสารไม่ครบ ค่าใช้จ่ายลงไม่ได้ ผลคือกำไรทางบัญชีสูงขึ้นโดยไม่จำเป็น
จุดที่ต้องดูเป็นพิเศษ
- เอกสารต้องระบุชื่อกิจการถูกต้อง (ตามทะเบียน)
- มีเลขผู้เสียภาษีผู้ขาย/ผู้ให้บริการ
- แยก VAT ชัดเจน (ถ้ามี)
- ค่าใช้จ่ายบางประเภทต้องมีเอกสารประกอบเพิ่ม เช่น ใบสั่งซื้อ/ใบรับของ/รายงานอนุมัติ
ประสบการณ์จากงานรับส่งเอกสาร
เอกสารประเภทนี้ “หายง่ายที่สุด” เพราะกระจายอยู่หลายจุด: ในรถ, ในกระเป๋าพนักงาน, ในลิ้นชักสาขา, หรืออยู่กับผู้จัดการโครงการ
ธุรกิจที่ทำงานลื่นมักมีวินัยเรื่อง “จุดรวมเอกสาร” และ “วันตัดรอบส่ง” ชัดเจน ไม่งั้นสิ้นเดือนจะเป็นการไล่ล่ากระดาษแบบเสียพลังงาน
4) รายการเดินบัญชีธนาคาร (Bank Statement) และสรุปรายการรับ-จ่าย
ทำไมสำคัญ
บัญชีธนาคารคือหลักฐานการเคลื่อนไหวเงินจริง สำนักงานบัญชีใช้เช็คความครบของรายได้/ค่าใช้จ่าย และใช้กระทบยอด (reconcile) กับเอกสารอื่น ๆ
สิ่งที่ควรส่ง
- Bank statement ของทุกบัญชีที่ใช้ในธุรกิจ (รวมบัญชีเงินฝาก/บัญชีรับโอน/บัญชีจ่ายเงินเดือนถ้ามี)
- รายงานจากระบบ Internet Banking ที่ระบุรายละเอียดรายการโอน (บางธนาคารใน statement จะสั้นเกิน)
ความเข้าใจผิดที่เจอบ่อย
บางคนคิดว่าแค่ส่ง “หน้าสรุปยอด” ก็พอ แต่พอมีรายการโอนที่ไม่มีคู่เอกสารประกอบ สำนักงานบัญชีต้องถามย้อนกลับ ทำให้การปิดงบวนลูป
หลักง่าย ๆ คือ: เงินขยับเมื่อไร ต้องมีเหตุผลและมีเอกสารรองรับเมื่อนั้น
5) เอกสารหัก ณ ที่จ่าย (WHT) และหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
ทำไมสำคัญ
ธุรกิจ B2B จำนวนมากเกี่ยวข้องกับการหัก ณ ที่จ่าย ทั้งกรณีที่คุณ “หักคนอื่น” และกรณีที่ “โดนหัก” ถ้าเอกสารชุดนี้ไม่ครบ ตัวเลขภาษีจะเพี้ยนทันที และส่งผลถึงตอนยื่นภาษีสิ้นปีด้วย
สิ่งที่ต้องจัดเป็นระบบ
- ใบหัก ณ ที่จ่ายที่กิจการออกให้คู่ค้า (สำเนา/ต้นฉบับตามการใช้งาน)
- หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายที่ได้รับจากลูกค้า (เพื่อยืนยันยอดที่ถูกหักไว้)
- รายการจับคู่: ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับ ↔ ใบหัก ณ ที่จ่าย ↔ หลักฐานรับเงิน
เคสจริงที่เจอ
เอกสารหัก ณ ที่จ่าย “มาช้า” เป็นเรื่องปกติในชีวิตจริง โดยเฉพาะองค์กรใหญ่ ๆ ที่รอบการออกเอกสารยาว หากคุณไม่ตามตั้งแต่ต้นเดือน สำนักงานบัญชีจะปิดงบแบบ “เผื่อไว้ก่อน” แล้วค่อยมาปรับทีหลัง ทำให้รายงานเดือนนั้นไม่คม และสุดท้ายคนที่ปวดหัวคือเจ้าของกิจการเอง
6) เอกสารเงินเดือนและประกันสังคม (ถ้ามีพนักงาน)
ทำไมสำคัญ
เงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่และถูกตรวจได้ง่าย ทั้งจากการโอนเงินและจากรายการประกันสังคม/ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หากเอกสารไม่ชัด จะกลายเป็นช่องโหว่ทันที
ชุดเอกสารที่ควรส่ง
- Payroll summary (สรุปเงินเดือน, OT, เบี้ยขยัน, หักขาดลามาสาย ฯลฯ)
- หลักฐานการโอนเงินเดือน
- รายการส่งประกันสังคม (สปส.) และเอกสารยืนยันการชำระ
- ภาษีหัก ณ ที่จ่ายพนักงาน (ถ้าดำเนินการในเดือนนั้น)
ความผิดพลาดที่เจอบ่อย
บางบริษัทมีการจ่าย “เพิ่มเติมนอกระบบ” หรือมีค่าตอบแทนที่ไม่ได้อยู่ใน payroll ทำให้ตัวเลขเงินจริงกับเอกสารไม่ตรง สำนักงานบัญชีจะทำงานลำบาก และในระยะยาวกระทบทั้งความน่าเชื่อถือของงบและความสัมพันธ์กับพนักงานเอง
7) เอกสารประกอบอื่นที่ “ทำให้ปิดงบได้จริง”: ใบรับของ/ใบส่งของ/สัญญา/ใบอนุมัติค่าใช้จ่าย
ทำไมสำคัญ
เอกสารเหล่านี้คือ “ตัวเชื่อม” ที่ทำให้ใบกำกับภาษีหรือรายการโอนเงินมีความหมายทางธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจบริการ/โครงการ/งานเหมา ที่ไม่ได้มีสินค้าจับต้องได้ชัด ๆ
ตัวอย่างที่ควรแนบเป็นชุด
- ใบส่งของ/ใบรับของ (สำหรับธุรกิจซื้อ-ขาย)
- ใบงาน/ใบส่งมอบ/รายงานผล (สำหรับงานบริการ)
- สัญญาจ้าง/ใบเสนอราคาที่อนุมัติแล้ว (ช่วยยืนยันเงื่อนไข)
- ใบอนุมัติค่าใช้จ่ายหรือรายงานเคลม (กรณีค่าใช้จ่ายพนักงาน)
ประสบการณ์หน้างาน
หลายครั้งเอกสารหลักมีครบ แต่ขาด “เอกสารประกอบ” แค่ใบเดียว สำนักงานบัญชีไม่กล้าลงบัญชีให้ เพราะไม่รู้ว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกี่ยวกับอะไร หรืออยู่ในโครงการไหน สุดท้ายเอกสารถูกกองไว้รอ และงานปิดงบก็ช้าแบบไม่จำเป็น
มุมมองผู้เชี่ยวชาญ: มือใหม่พลาดตรงไหน และองค์กรที่ “งานไม่สะดุด” ทำอะไรต่างกัน
สิ่งที่มือใหม่มักพลาดไม่ใช่ไม่รู้ว่าเอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือนมีอะไร แต่พลาดเรื่อง “ระบบ” และ “วินัยของรอบเดือน” มากกว่า
1) พลาดเพราะคิดว่า “สิ้นเดือนค่อยรวบรวม”
งานบัญชีไม่เหมือนงานเก็บภาพถ่ายที่ค่อยเลือกรูปทีหลัง เอกสารถ้าไม่ล็อกตั้งแต่วันเกิดเหตุ มันจะหายหรือข้อมูลจะไม่ครบ เช่น ใบเสร็จเลอะ หมึกจาง หรือคนถือเอกสารเปลี่ยนมือ
2) พลาดเพราะไม่มีมาตรฐานการจัดชุด
องค์กรที่ทำงานลื่นจะจัดเอกสารเป็น “ชุด” เช่น
ใบสั่งซื้อ → ใบรับของ → ใบกำกับภาษี → หลักฐานจ่ายเงิน
หรือ
ใบเสนอราคา → สัญญา → ใบส่งมอบงาน → ใบกำกับ → หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย
พอจัดเป็นชุด การตรวจสอบเร็วขึ้นมาก และลดการโทรถามกันไปมา
3) ของที่ดู “พรีเมียม” จริง ๆ คือความเสถียร ไม่ใช่ความเร็วอย่างเดียว
หลายคนมองบริการส่งเอกสารเป็นแค่การ “เอาของจาก A ไป B” แต่ในโลกบัญชี สิ่งที่มีมูลค่าคือ ความเสถียรของกระบวนการ: รับเอกสารถูกคน, ส่งถูกที่, มีหลักฐาน, ตามรอยได้, เอกสารไม่ยับ/ไม่หาย, และมีวินัยเวลาที่คงที่
เพราะเอกสารบัญชีไม่ได้แพ้ทางความช้าเท่านั้น—แพ้ทาง “ความไม่แน่นอน”
FAQ: คำถามที่คนค้นหาจริงเกี่ยวกับเอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือน
1) ถ้าใบกำกับภาษีซื้อมาช้า (เดือนถัดไป) ยังใช้ได้ไหม?
ใช้ได้ในหลายกรณี แต่ขึ้นอยู่กับ “เงื่อนไขทางภาษี” และ “รอบการบันทึก” ของสำนักงานบัญชี สิ่งสำคัญคืออย่าปล่อยให้มาช้าแบบไร้การตาม เพราะจะทำให้รายงานแต่ละเดือนคลาดเคลื่อนไปเรื่อย ๆ แนวทางที่ปลอดภัยคือแยกแฟ้ม “เอกสารมาช้า” และแจ้งสำนักงานบัญชีให้รับรู้ตั้งแต่ต้น
2) ใบเสร็จอย่างย่อจากร้านสะดวกซื้อ เอามาลงภาษีซื้อได้ไหม?
ส่วนใหญ่ “ลงค่าใช้จ่ายได้” แต่ “ภาษีซื้อ” จะมีข้อจำกัด ถ้าเอกสารไม่เข้าเงื่อนไขของใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป คุณอาจเครดิต VAT ไม่ได้ นี่เป็นจุดที่ทำให้หลายกิจการคิดว่าตัวเองมีภาษีซื้อเยอะ แต่พอทำจริงกลับหักไม่ได้ตามที่คิด
3) จำเป็นต้องส่ง Bank statement ทุกบัญชีไหม?
ถ้าบัญชีนั้นใช้ในธุรกิจ—ควรส่งทุกเดือน เพราะบัญชีบางบัญชีถูกใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ แต่รวมกันทั้งเดือนเป็นตัวเลขที่มีนัยสำคัญ และที่สำคัญคือช่วยให้สำนักงานบัญชี “จับคู่รายการ” ได้ ไม่ต้องเดา
4) เอกสารหัก ณ ที่จ่ายหาย ทำอย่างไร?
เริ่มจากย้อนดูว่า “ออกโดยใคร” ถ้าคุณเป็นฝ่ายออกให้คู่ค้า มักขอสำเนาได้จากต้นทางของคุณเอง (หรือระบบ) แต่ถ้าคุณเป็นฝ่ายถูกหัก ต้องติดต่อฝ่ายบัญชีของลูกค้าเพื่อขอใหม่ ซึ่งใช้เวลาได้ตั้งแต่ไม่กี่วันถึงหลายสัปดาห์ ข้อแนะนำคืออย่ารอสิ้นปี ควรตามรายเดือน เพราะปลายปีทุกคนยุ่งและเอกสารคิวแน่น
5) ธุรกิจบริการไม่มีใบส่งของ ต้องใช้อะไรแทนเอกสารประกอบ?
ใช้ “หลักฐานส่งมอบงาน” แทน เช่น ใบส่งมอบ/ใบงานที่ลูกค้าเซ็นรับ/รายงานผลการให้บริการ/อีเมลยืนยันการรับงาน สำคัญคือทำให้เห็นว่า “บริการเกิดขึ้นจริง” และ “เกิดในช่วงเวลาใด” เพื่อรองรับการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย
6) ถ้าส่งเอกสารช้า 1–2 สัปดาห์ จะกระทบอะไรบ้าง?
กระทบตั้งแต่เรื่องเล็กไปใหญ่: ปิดงบช้า, ตัวเลขกำไรขาดทุนไม่ทันใช้ตัดสินใจ, การยื่นแบบภาษีต้องเร่งงาน และในบางกรณีหากเอกสารภาษีไม่พร้อม อาจทำให้การจัดทำรายงาน VAT ไม่คมจนต้องแก้ย้อนหลัง ซึ่งเป็นงานที่ไม่มีใครอยากทำ
บทสรุป: ส่งเอกสารให้ครบ ไม่ใช่ “งานเอกสาร” แต่คือการทำให้ธุรกิจควบคุมได้
เอกสารบัญชีที่ต้องส่งทุกเดือนทั้ง 7 หมวดนี้ ถ้ามองแบบผิวเผินมันคือภาระ แต่ถ้ามองแบบคนทำธุรกิจจริง มันคือ “ระบบประสาท” ของบริษัทที่ทำให้คุณรู้ว่าตอนนี้เงินไปไหน รายได้มาเมื่อไร ภาษีคุมอยู่ไหม และงบที่เห็นเชื่อได้แค่ไหน
สิ่งที่ทำให้กิจการต่างกันไม่ใช่มีเอกสารมากกว่า แต่คือ จัดเอกสารให้เป็นชุด ส่งตรงรอบ และตามรอยได้
ถ้าคุณเริ่มทำสามอย่างนี้ได้ตั้งแต่เดือนนี้ ต่อให้ธุรกิจโตขึ้นอีกหลายเท่า งานบัญชีก็จะไม่กลายเป็นคอขวด และคุณจะไม่ต้องมานั่งแก้ปัญหาเดิมซ้ำ ๆ ทุกสิ้นเดือนอีกต่อไป.
ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร
- บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
- ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
- TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
- มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
- มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
- พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %
TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น
ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress
