การส่งหลายจุดให้ดีไม่ได้เริ่มจากการเรียงสถานที่ใกล้ที่สุด
เมื่อมีเอกสาร 5–20 จุดในวันเดียว หลายบริษัทใช้วิธีส่งรายชื่อสถานที่ให้แมสเซ็นเจอร์แล้วให้พนักงานตัดสินใจหน้างาน วิธีนี้อาจใช้ได้กับงานทั่วไป แต่มีความเสี่ยงสูงเมื่อแต่ละจุดมีเวลาปิดรับ ผู้รับคนละแผนก หรือต้องนำเอกสารจากจุดหนึ่งไปใช้ที่อีกจุดหนึ่ง
เส้นทางที่สั้นที่สุดอาจไม่ใช่เส้นทางที่ดีที่สุด หากไปถึงจุดใกล้ก่อนแต่พลาดเวลานัดของจุดสำคัญ หรือใช้เวลารอนานจนจุดอื่นปิดรับ
การส่งเอกสารหลายจุดจึงต้องบริหารทั้งระยะทาง เวลา ลำดับธุรกรรม และความเสี่ยงของเอกสารพร้อมกัน
คำตอบแบบสั้น: ส่งเอกสารหลายจุดควรวางแผนอย่างไร
หลักการพื้นฐานมี 7 ขั้นตอน
- รวบรวมรายการงานไว้ในระบบเดียว
- ตรวจความพร้อมของเอกสารทุกจุด
- แบ่งงานตามพื้นที่
- เรียงจุดตามเวลาปิดรับ
- แยกงานที่มีลำดับก่อน–หลัง
- เผื่อเวลารอและเหตุขัดข้อง
- ติดตามสถานะและปรับเส้นทางระหว่างวัน
อย่าเรียงจากระยะทางเพียงอย่างเดียว ต้องให้น้ำหนักกับเวลานัดและผลกระทบเมื่อส่งไม่สำเร็จด้วย
ปัญหาที่พบบ่อยในการส่งเอกสารหลายจุด
- แต่ละแผนกส่งคำสั่งงานคนละช่องทาง
- เพิ่มจุดหลังแมสเซ็นเจอร์ออกไปแล้ว
- ข้อมูลอาคารหรือผู้รับไม่ครบ
- เอกสารยังไม่พร้อมเมื่อพนักงานมารับ
- ไม่ทราบเวลาปิดรับวางบิล
- ส่งจุดที่ยืดหยุ่นได้ก่อนจุดที่มีเวลานัด
- เรียงตามแผนที่แต่ไม่คิดเวลารอ
- งานรับเอกสารกลับถูกลืม
- ซองของแต่ละปลายทางปะปนกัน
- ไม่มีแผนสำรองเมื่อรถติดหรือผู้รับไม่อยู่
- พนักงานต้องโทรถามข้อมูลทุกจุด
- ไม่มีการสรุปว่างานใดเสร็จหรืองานใดค้าง
ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมงานผ่านศูนย์กลางเดียว
คำสั่งงานควรถูกรวบรวมในแบบฟอร์ม ระบบ หรือผู้ประสานงานกลาง ไม่ควรให้ฝ่ายขาย บัญชี และธุรการส่งงานเข้าโทรศัพท์พนักงานโดยตรงโดยไม่มีบันทึก
ข้อมูลที่ต้องมี
- Job ID
- แผนกผู้สั่ง
- จุดรับ
- จุดส่ง
- ผู้ติดต่อ
- เวลานัด
- ประเภทเอกสาร
- สิ่งที่ต้องรับกลับ
- ระดับความสำคัญ
- ระยะเวลารอโดยประมาณ
- ค่าใช้จ่ายที่อนุมัติ
- หมายเหตุการเข้าพื้นที่
ควรกำหนดเวลาปิดรับรายการ เช่น ภายใน 16.00 น. สำหรับรอบวันถัดไป
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจความพร้อมก่อนจัดเส้นทาง
แมสเซ็นเจอร์ไม่ควรออกเดินทางก่อนเอกสารทุกจุดพร้อม เพราะการกลับมารับเอกสารเพิ่มทำให้เส้นทางทั้งหมดเปลี่ยน
ใช้สถานะ เช่น
- Draft: ยังจัดเตรียมไม่เสร็จ
- Ready: พร้อมรับ
- Verified: ตรวจครบแล้ว
- Dispatched: ส่งมอบให้พนักงานแล้ว
- Delivered: ส่งสำเร็จ
- Returned: มีเอกสารกลับ
- Exception: เกิดปัญหา
เฉพาะงานที่อยู่ในสถานะ Verified เท่านั้นจึงควรถูกนำเข้ารอบ
ขั้นตอนที่ 3: แบ่งงานตามพื้นที่
การแบ่งโซนช่วยลดการเดินทางข้ามเมืองไปมา ตัวอย่างการจัดกลุ่มในกรุงเทพฯ อาจแบ่งตามการใช้งานจริง เช่น
- โซนเหนือ
- โซนตะวันออก
- โซนใจกลางธุรกิจ
- โซนฝั่งธนบุรี
- โซนกรุงเทพฯ ชั้นนอก
- ปริมณฑล
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรยึดเขตการปกครองเพียงอย่างเดียว ต้องพิจารณาถนน ทางด่วน จุดกลับรถ ที่จอด และช่วงเวลาการจราจรด้วย
ขั้นตอนที่ 4: จัดลำดับตาม Time Window
ให้แบ่งงานเป็น 3 กลุ่ม
Fixed Time
มีเวลานัดแน่นอน เช่น รับเช็ค 10.00 น. หรือส่งสัญญาเข้าประชุมก่อน 13.00 น.
Closing Time
ไม่มีเวลานัดเฉพาะ แต่มีเวลาปิดรับ เช่น วางบิลก่อน 11.30 น.
Flexible
สามารถส่งเมื่อใดก็ได้ภายในวัน
ควรวางงาน Fixed Time ก่อน จากนั้นจึงงาน Closing Time และใช้ Flexible เป็นจุดเติมช่วงเวลาว่าง
ขั้นตอนที่ 5: ระบุงานที่มี Dependency
บางงานไม่สามารถสลับลำดับได้ เช่น
- รับสัญญาจากสำนักงานใหญ่ก่อนนำไปส่งลูกค้า
- รับลายเซ็นจากกรรมการก่อนยื่นธนาคาร
- รับเช็คจากลูกค้าก่อนนำกลับบริษัท
- รับเอกสารจากสาขาก่อนส่งสำนักงานบัญชี
- รับใบตรวจรับก่อนนำชุดไปวางบิล
งานประเภทนี้ต้องเชื่อมโยงกันใน Route Sheet หากงานต้นทางไม่สำเร็จ งานปลายทางต้องถูกปรับทันที
ขั้นตอนที่ 6: จัดระดับความสำคัญ
ระดับ A: กระทบการเงินหรือกำหนดสำคัญ
ตัวอย่างเช่น วันสุดท้ายของรอบวางบิล เช็คที่ต้องนำกลับ หรือเอกสารที่ต้องยื่นภายในกำหนด
ระดับ B: ต้องเสร็จภายในวัน
เช่น ส่งสัญญา รับเอกสารลงนาม หรือส่งต้นฉบับให้สาขา
ระดับ C: สามารถเลื่อนได้
เช่น ส่งเอกสารประชาสัมพันธ์หรือเอกสารทั่วไปที่ไม่มีเวลาปิดรับ
หากเกิดเหตุขัดข้อง ต้องรักษางานระดับ A ก่อน และแจ้งผู้สั่งงานระดับอื่นทันที
ขั้นตอนที่ 7: ประเมินเวลาจริงของแต่ละจุด
เวลาต่อจุดไม่ใช่เพียงเวลาขี่รถ ต้องรวม
- เวลาจอดรถ
- เวลาแลกบัตร
- เวลาเดินขึ้นอาคาร
- เวลารอลิฟต์
- เวลารอเจ้าหน้าที่
- เวลาตรวจเอกสาร
- เวลารับเอกสารกลับ
- เวลารายงานสถานะ
สำนักงานในอาคารเดียวกันสองแห่งอาจใช้เวลาต่างกันมาก หากแห่งหนึ่งรับเอกสารที่เคาน์เตอร์ แต่อีกแห่งต้องรอฝ่ายบัญชีตรวจทีละฉบับ
ขั้นตอนที่ 8: เผื่อ Buffer Time
ไม่ควรจัดตารางเต็มทุกนาที ควรมีเวลาสำรองสำหรับ
- การจราจร
- ฝน
- หาที่จอด
- ผู้รับติดประชุม
- เอกสารถูกตรวจนาน
- การเปลี่ยนเส้นทาง
- เหตุฉุกเฉิน
งานที่มีเวลานัดสำคัญควรไปถึงก่อนเวลา ไม่ควรคำนวณให้ถึงพอดี
ขั้นตอนที่ 9: เลือกจำนวนพนักงานให้เหมาะสม
การให้พนักงานหนึ่งคนถือเอกสาร 20 จุดอาจดูประหยัด แต่หากจุดต่าง ๆ อยู่คนละทิศหรือมีเวลาปิดรับใกล้กัน อาจเพิ่มความเสี่ยงมากกว่าการแบ่งสองเส้นทาง
ควรพิจารณา
- จำนวนจุด
- ระยะทางรวม
- เวลารอ
- จำนวนงานนัด
- น้ำหนักและปริมาณเอกสาร
- ความเสี่ยงของเอกสาร
- เวลาทำงานที่มี
- จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด
ตัวอย่าง Route Sheet
| ลำดับ | เวลาเป้าหมาย | จุดหมาย | งาน | ระดับ | สิ่งที่ต้องรับกลับ |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 09.00 | ลูกค้า A | วางบิล | A | สำเนาลงชื่อ |
| 2 | 10.00 | ลูกค้า B | รับเช็ค | A | เช็ค 1 ฉบับ |
| 3 | 11.00 | ลูกค้า C | ส่งสัญญา | B | ไม่มี |
| 4 | 13.00 | สำนักงาน D | รับลายเซ็น | A | สัญญาลงนาม |
| 5 | 14.00 | ธนาคาร E | ส่งเอกสาร | A | ใบรับเรื่อง |
| 6 | 15.30 | สาขา F | รับเอกสาร | B | เอกสารบัญชี |
| 7 | 16.30 | สำนักงานบัญชี | ส่งเอกสาร | B | หลักฐานรับ |
Route Sheet ควรมีเบอร์ติดต่อ ที่อยู่ละเอียด หมายเหตุที่จอดรถ และแผนสำรองประกอบด้วย
การจัดซองสำหรับหลายจุด
ใช้รหัสประจำจุด
เช่น R01, R02 และ R03 แทนการเขียนรายละเอียดมากเกินไปบนซอง
เรียงตามลำดับเส้นทาง
จัดซองในกระเป๋าตามลำดับจุด ลดความเสี่ยงหยิบผิด
แยกงานรับกลับ
ใช้ช่องหรือแฟ้มอีกชุดหนึ่งสำหรับเอกสารที่ได้รับกลับ ไม่ควรใส่รวมกับงานที่ยังไม่ได้ส่ง
ใช้ Checklist ต่อซอง
ระบุจำนวนเอกสาร สิ่งที่ต้องรับกลับ และผู้รับ โดยไม่เปิดเผยข้อมูลลับเกินจำเป็น
ตรวจซ้ำก่อนออกเดินทาง
ให้ผู้จัดเตรียมและผู้รับเอกสารตรวจรหัสซองกับ Route Sheet ร่วมกัน
การติดตามสถานะระหว่างวัน
ผู้ควบคุมงานควรเห็นอย่างน้อยว่า
- พนักงานอยู่ในช่วงใดของรอบ
- จุดใดเสร็จแล้ว
- จุดใดใช้เวลารอนาน
- จุดใดมีปัญหา
- งานใดเสี่ยงไม่ทันเวลา
- มีเอกสารสำคัญใดอยู่กับพนักงาน
- เอกสารรับกลับครบหรือไม่
การติดตามไม่จำเป็นต้องโทรถามทุกจุด หากมีรูปแบบรายงานสถานะที่ชัดเจน
วิธีปรับเส้นทางเมื่อเกิดปัญหา
ผู้รับไม่อยู่
ตรวจว่ามีผู้รับแทนหรือไม่ หากไม่มี ให้เลื่อนไปจุดถัดไปและกำหนดเวลาย้อนกลับเมื่อเหมาะสม
เอกสารถูกตีกลับ
แจ้งเหตุผลทันที หากแก้ไขทางอิเล็กทรอนิกส์หรือส่งเอกสารเสริมได้ ควรประเมินว่าจะกลับไปยื่นในรอบเดิมได้หรือไม่
รถติดหนัก
เปรียบเทียบเส้นทางสำรอง แจ้งงานที่มีเวลานัด และพิจารณาโอนบางจุดให้พนักงานอีกคนหากระบบรองรับ
มีงานด่วนแทรก
ไม่ควรแทรกโดยอัตโนมัติ ต้องประเมินผลกระทบต่อทุกงานในรอบ และให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ
พนักงานเกิดเหตุฉุกเฉิน
ต้องมีผู้ประสานงานรับช่วง ตรวจตำแหน่งเอกสาร และจัดพนักงานทดแทนตามความเร่งด่วน
KPI สำหรับงานหลายจุด
- จำนวนจุดต่อรอบ
- ระยะทางต่อรอบ
- ระยะเวลาต่อจุด
- อัตราตรงเวลา
- อัตราส่งสำเร็จครั้งแรก
- จำนวนเที่ยวซ้ำ
- เวลารอรวม
- งานถูกตีกลับ
- เอกสารรับกลับครบถ้วน
- ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อจุด
- จำนวนงานด่วนที่แทรก
- สาเหตุความล่าช้า
การวัดผลช่วยให้ทราบว่าควรปรับเส้นทาง เปลี่ยนเวลาปิดรับงาน หรือเพิ่มจำนวนพนักงานในวันใด
รายเที่ยว เหมารอบ หรือรายเดือน แบบไหนเหมาะกับงานหลายจุด
รายเที่ยว
เหมาะกับจำนวนน้อยและเกิดไม่แน่นอน แต่ต้นทุนอาจสูงเมื่อแยกเรียกหลายงาน
เหมารอบ
เหมาะกับหลายจุดในวันเดียว โดยเฉพาะรอบวางบิล รับเช็ค หรือเส้นทางประจำที่ไม่เกิดทุกวัน
รายเดือน
เหมาะกับบริษัทที่มีงานหลายจุดแทบทุกวัน และต้องการพนักงานที่เข้าใจกระบวนการภายใน
รูปแบบผสม
ใช้พนักงานรายเดือนสำหรับงานหลัก และเพิ่มเหมารอบหรือรายเที่ยวในวันที่งานหนาแน่น
Checklist ก่อนปล่อยรอบ
- งานทุกจุดมี Job ID
- เอกสารพร้อมและตรวจครบ
- ระบุเวลาปิดรับ
- ระบุระดับความสำคัญ
- ตรวจลำดับก่อน–หลัง
- ผู้ติดต่อและเบอร์โทรครบ
- ซองแยกชัดเจน
- ระบุสิ่งที่ต้องรับกลับ
- Route Sheet พร้อม
- มี Buffer Time
- มีแผนสำรอง
- ผู้สั่งงานทราบเวลาประมาณการ
- ช่องทางรายงานสถานะพร้อม
คำถามที่พบบ่อย
แมสเซ็นเจอร์หนึ่งคนส่งได้กี่จุดต่อวัน
ไม่มีจำนวนตายตัว ขึ้นอยู่กับระยะทาง เวลารอ เวลาปิดรับ และความซับซ้อนของแต่ละจุด
ควรเรียงจุดใกล้ที่สุดก่อนเสมอหรือไม่
ไม่ควร ต้องพิจารณาเวลานัด เวลาปิดรับ และลำดับของธุรกรรมร่วมด้วย
เพิ่มงานระหว่างทางได้หรือไม่
ได้เมื่อประเมินแล้วว่าไม่กระทบงานเดิม ควรได้รับการอนุมัติจากผู้ควบคุมรอบ
งานหลายจุดควรใช้พนักงานกี่คน
ควรคำนวณจากจำนวนจุดและ Time Window หากมีจุดสำคัญหลายทิศในช่วงเวลาเดียวกัน ควรแบ่งมากกว่าหนึ่งเส้นทาง
วิธีลดค่าใช้จ่ายในการส่งหลายจุดคืออะไร
รวบรวมคำสั่งงาน แบ่งโซน กำหนดรอบประจำ ลดงานด่วน และลดเที่ยวแก้ไขจากเอกสารไม่ครบ
สรุป
การส่งเอกสารหลายจุดอย่างมีประสิทธิภาพต้องบริหารมากกว่าระยะทาง เส้นทางที่ดีต้องคำนึงถึงเวลาปิดรับ ลำดับธุรกรรม เวลารอ ความสำคัญของเอกสาร และความพร้อมของผู้รับ
บริษัทควรใช้ระบบรับงานกลาง ตรวจเอกสารก่อนปล่อยรอบ จัดทำ Route Sheet และติดตามสถานะระหว่างวัน เมื่อมีข้อมูลเพียงพอจะสามารถวิเคราะห์ได้ว่าควรใช้รายเที่ยว เหมารอบ รายเดือน หรือรูปแบบผสม
การวางแผนที่ดีช่วยลดเที่ยวซ้ำ ลดค่าใช้จ่ายต่อจุด รักษารอบวางบิล และทำให้เอกสารสำคัญถึงมือผู้รับภายในเวลาที่ธุรกิจกำหนด
D Express ให้บริการสำนักงานกฎหมายและบริษัทที่มีงานเอกสารสำคัญมาตลอดกว่า 30 ปี ด้วยระบบที่บันทึกทุกขั้นตอน พนักงานที่ผ่านการฝึกอบรม และทีม Admin ที่ดูแลทุกชิ้นงาน เพราะเราเชื่อว่าแมสเซ็นเจอร์ที่ดีไม่ใช่แค่คนส่งของเร็ว แต่คือคนที่เข้าใจว่าสิ่งที่กำลังส่งนั้นสำคัญแค่ไหน
ข้อดีของ TD Express
- บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
- ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
- TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
- มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
- มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
- พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %
TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น
ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress
