การวางบิลเป็นกระบวนการสำคัญของทุกธุรกิจที่มีการขายสินค้าและบริการ เพราะช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าได้อย่างถูกต้องและเป็นระบบ แต่หลายคนอาจสงสัยว่า “เอกสารวางบิล มีอะไรบ้าง?” และเอกสารแต่ละประเภทมีความสำคัญอย่างไร

ในบทความนี้ เราจะมาเจาะลึกเกี่ยวกับเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการวางบิล พร้อมแนะนำวิธีจัดการให้มีประสิทธิภาพ เพื่อให้ธุรกิจของคุณได้รับเงินตรงเวลาและไม่มีปัญหาในภายหลัง

เอกสารวางบิล คืออะไร?

เอกสารวางบิล คือ เอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า ซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และเอกสารประกอบอื่นๆ ที่ช่วยให้กระบวนการวางบิลเป็นไปอย่างถูกต้องและตรวจสอบได้

เอกสารเหล่านี้ถือเป็นหลักฐานสำคัญที่ช่วยให้ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อสามารถติดตามการชำระเงินและตรวจสอบความถูกต้องของธุรกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เอกสารวางบิล มีอะไรบ้าง?

การวางบิลที่ถูกต้องต้องมีเอกสารที่เกี่ยวข้องครบถ้วน โดยเอกสารหลักที่ใช้ในการวางบิลมีดังนี้

1️⃣ ใบแจ้งหนี้ (Invoice)

ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารสำคัญที่ผู้ขายออกให้กับลูกค้า เพื่อแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าต้องชำระเงิน โดยปกติใบแจ้งหนี้จะระบุข้อมูลสำคัญ เช่น
📌 รายการสินค้า/บริการ
📌 ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
📌 วันที่ออกใบแจ้งหนี้
📌 เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น ต้องชำระภายใน 30 วัน)
📌 ข้อมูลบัญชีสำหรับโอนเงิน

👉 ใบแจ้งหนี้ถือเป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินโดยไม่มีผลทางกฎหมายในการบังคับให้ชำระเงิน แต่เป็นเอกสารหลักที่ใช้เป็นหลักฐานในธุรกิจ

2️⃣ ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

📌 ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่ออกให้เมื่อได้รับชำระเงินจากลูกค้าแล้ว โดยใช้เป็นหลักฐานว่าลูกค้าได้จ่ายเงินครบถ้วนตามใบแจ้งหนี้

✅ จำเป็นต้องมีข้อมูลตรงกับใบแจ้งหนี้
✅ ใช้เป็นหลักฐานทางบัญชีและภาษี

👉 ใบเสร็จรับเงิน ใช้สำหรับยืนยันการชำระเงิน และเป็นเอกสารสำคัญที่ลูกค้าต้องใช้สำหรับบันทึกบัญชี

3️⃣ ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

📌 ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารสำคัญสำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) โดยต้องมีการระบุ VAT 7% อย่างถูกต้อง

✅ ใช้เป็นหลักฐานยืนยันภาษีมูลค่าเพิ่ม
✅ ลูกค้าสามารถใช้ในการขอคืนภาษีได้
✅ มีผลผูกพันทางกฎหมาย

👉 ใบกำกับภาษี จำเป็นต้องออกให้กับลูกค้าทุกครั้งที่มีการซื้อขายสินค้าหรือบริการที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม

4️⃣ ใบส่งของ (Delivery Note/ใบส่งสินค้า)

📌 ใบส่งของ เป็นเอกสารที่ใช้เมื่อมีการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า โดยปกติจะต้องมีการเซ็นรับจากลูกค้าเพื่อยืนยันการรับสินค้า

✅ ใช้ตรวจสอบว่าลูกค้าได้รับสินค้าตรงตามคำสั่งซื้อ
✅ ช่วยลดข้อโต้แย้งเกี่ยวกับสินค้าที่ส่งไป

👉 ใบส่งของไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ แต่สามารถใช้เป็นเอกสารแนบกับใบแจ้งหนี้ได้

5️⃣ ใบวางบิล (Billing Note)

📌 ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า โดยปกติจะมีรายละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระและยอดรวมที่ต้องจ่าย

✅ ใช้เป็นหลักฐานในการแจ้งหนี้
✅ ลูกค้าสามารถใช้เพื่อตรวจสอบการชำระเงิน

👉 ใบวางบิลมักใช้ร่วมกับใบแจ้งหนี้ และต้องแนบใบกำกับภาษี (ถ้ามี) เพื่อความครบถ้วน

6️⃣ เช็ค (Cheque) หรือหลักฐานการโอนเงิน

📌 หากลูกค้าชำระเงินผ่านเช็ค จะต้องมีเอกสารยืนยัน เช่น สำเนาเช็คหรือหลักฐานการโอนเงินจากธนาคาร

✅ ใช้เป็นหลักฐานการชำระเงิน
✅ ธุรกิจควรเก็บสำเนาเช็คไว้ในกรณีมีข้อโต้แย้ง

👉 เอกสารเหล่านี้ช่วยให้การติดตามบัญชีลูกหนี้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

ขั้นตอนการวางบิลที่ถูกต้อง

เพื่อให้การวางบิลเป็นไปอย่างราบรื่นและไม่มีข้อผิดพลาด คุณสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

📌 1. ออกใบแจ้งหนี้ – ตรวจสอบรายละเอียดให้ถูกต้องก่อนส่งให้ลูกค้า
📌 2. แนบเอกสารที่เกี่ยวข้อง – เช่น ใบกำกับภาษี ใบส่งของ หรือใบวางบิล
📌 3. ส่งเอกสารให้ลูกค้า – ควรส่งทั้งรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์
📌 4. ติดตามการชำระเงิน – แจ้งเตือนลูกค้าหากใกล้ถึงกำหนดชำระ
📌 5. รับชำระเงินและออกใบเสร็จรับเงิน – จัดเก็บเอกสารทั้งหมดเพื่อใช้เป็นหลักฐาน

เทคนิคการวางบิลให้ได้เงินเร็วขึ้น

✔ ออกใบแจ้งหนี้ทันทีที่ให้บริการเสร็จ – ไม่ควรรอจนใกล้ถึงกำหนดส่งบิล
✔ กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่ชัดเจน – เช่น Net 15, Net 30 หรือกำหนดค่าปรับหากจ่ายล่าช้า
✔ ใช้ระบบวางบิลออนไลน์ – เช่น โปรแกรมบัญชีที่ช่วยออกเอกสารอัตโนมัติ
✔ ติดตามสถานะการจ่ายเงิน – ส่งอีเมลหรือโทรแจ้งเตือนลูกค้า

สรุป: การวางบิลที่ดีช่วยให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมั่นคง

📌 “เอกสารวางบิล มีอะไรบ้าง?” คำตอบคือมีหลายประเภท แต่ละประเภทมีหน้าที่ที่สำคัญแตกต่างกัน ธุรกิจที่มีระบบเอกสารที่ดีจะสามารถบริหารกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

📌 หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ อย่าลืมจัดเก็บเอกสารวางบิลอย่างเป็นระบบ เพื่อลดปัญหาการเก็บเงินล่าช้า และช่วยให้ธุรกิจของคุณเติบโตไปได้อย่างมั่นคง 🚀

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

1. บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
2. ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
4. มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
5. มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
6. พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress