การวางบิลรับเช็คเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการดำเนินธุรกิจเพื่อให้บริษัทได้รับชำระเงินจากลูกค้าอย่างถูกต้องและตรงเวลา การวางบิลที่ถูกต้องและครบถ้วนจะช่วยให้กระบวนการเรียกเก็บเงินเป็นไปอย่างราบรื่น บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการวางบิลรับเช็คในรูปแบบที่เข้าใจง่าย โดยจะเน้นที่ความถูกต้องของเอกสารและวิธีการจัดส่งที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

1. การเตรียมเอกสารสำหรับการวางบิลรับเช็ค

การเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนและถูกต้องก่อนการวางบิลรับเช็คเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยลดความเสี่ยงในการถูกปฏิเสธบิลหรือการล่าช้าในการชำระเงิน โดยเอกสารที่ต้องเตรียมมีดังนี้:

เอกสารที่ต้องใช้

• ใบวางบิล (Invoice): เอกสารที่แสดงรายละเอียดการขายหรือบริการ รวมถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ วันที่วางบิล และเงื่อนไขการชำระเงิน
• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order): เอกสารที่แสดงถึงความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการจากลูกค้า ซึ่งใช้เป็นหลักฐานยืนยันการขาย
• ใบเสร็จรับเงิน (Receipt): เอกสารที่ยืนยันว่าลูกค้าได้ชำระเงินแล้ว ซึ่งควรมีรายละเอียดการชำระเงินที่ชัดเจน
• ใบกำกับภาษี (Tax Invoice): เอกสารที่แสดงรายละเอียดการขายและภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งจำเป็นสำหรับการคำนวณภาษี

วิธีการเตรียมเอกสาร

1. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล: ตรวจสอบข้อมูลในเอกสาร เช่น ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ และรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ เพื่อป้องกันความผิดพลาด
2. ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร: ตรวจสอบว่าเอกสารทุกใบมีลายเซ็นผู้มีอำนาจ และแนบเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น ใบสั่งซื้อ หรือสัญญาการซื้อขาย
3. จัดทำสำเนา: ควรทำสำเนาเอกสารทั้งหมดเก็บไว้ในแฟ้ม หรือสแกนเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อเป็นหลักฐานในกรณีที่เกิดปัญหา

2. การจัดเตรียมบิลและการบรรจุภัณฑ์เพื่อการส่งเอกสาร

การจัดเตรียมบิลให้เรียบร้อยและการบรรจุภัณฑ์อย่างเหมาะสมจะช่วยให้การส่งเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่น และลดโอกาสที่เอกสารจะสูญหายหรือถูกทำลาย

การจัดเตรียมบิล

1. เรียงลำดับเอกสาร: เรียงลำดับเอกสารตามลำดับความสำคัญ เช่น ใบวางบิล ใบสั่งซื้อ ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี
2. การแนบเอกสารเพิ่มเติม: หากมีเอกสารเพิ่มเติม เช่น สัญญาการขาย หรือเอกสารที่ยืนยันการจัดส่งสินค้า ควรแนบไปกับบิลเพื่อความชัดเจน
3. ตรวจสอบความสมบูรณ์: ตรวจสอบอีกครั้งว่าเอกสารทุกใบมีข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน และลายเซ็นถูกต้อง

การบรรจุภัณฑ์

1. การเลือกซองจดหมายหรือกล่องบรรจุ: เลือกซองจดหมายหรือกล่องบรรจุที่เหมาะสมกับขนาดของเอกสาร และสามารถป้องกันการเสียหายระหว่างการขนส่งได้ดี
2. การปิดผนึก: ปิดผนึกซองหรือกล่องให้แน่นหนา เพื่อป้องกันการสูญหายของเอกสารระหว่างการจัดส่ง
3. การติดฉลาก: ติดฉลากที่แสดงชื่อผู้รับและที่อยู่ให้ชัดเจน และควรมีเบอร์ติดต่อในกรณีที่เกิดปัญหาในการจัดส่ง

3. การเลือกวิธีการจัดส่งเอกสารที่เหมาะสม

การเลือกวิธีการจัดส่งเอกสารมีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากวิธีการจัดส่งที่แตกต่างกันจะมีความเร็วและความปลอดภัยที่แตกต่างกันไป การเลือกวิธีการที่เหมาะสมจะช่วยให้การส่งเอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

วิธีการจัดส่งเอกสารที่นิยมใช้

1. จัดส่งทางไปรษณีย์: เป็นวิธีการจัดส่งที่คุ้มค่าและสะดวก สามารถติดตามสถานะการจัดส่งได้ แต่ควรเลือกบริการส่งด่วนหรือส่งแบบลงทะเบียนเพื่อความปลอดภัย
2. จัดส่งผ่านบริษัทขนส่งเอกชน: เช่น Kerry, DHL, หรือ SCG Express ที่มีบริการจัดส่งที่รวดเร็วและมีการติดตามสถานะการจัดส่งแบบเรียลไทม์
3. การส่งเอกสารด้วยตนเอง: หากเอกสารมีความสำคัญมากหรือมีข้อจำกัดด้านเวลา การส่งเอกสารด้วยตนเองจะเป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุด แต่ควรมีการนัดหมายเวลาที่แน่นอนกับผู้รับ

การประเมินวิธีการจัดส่ง

1. ความรวดเร็ว: หากเอกสารต้องการการส่งด่วน ควรเลือกบริการขนส่งด่วน หรือจัดส่งด้วยตนเอง
2. ความปลอดภัย: หากเอกสารมีความสำคัญหรือมีข้อมูลที่ต้องรักษาความลับ ควรเลือกบริการที่มีการติดตามสถานะและมีการประกันความเสียหาย
3. ค่าใช้จ่าย: ประเมินค่าใช้จ่ายในการจัดส่งและเลือกวิธีการที่คุ้มค่าที่สุดตามความสำคัญของเอกสาร

4. การติดตามสถานะการจัดส่งและการยืนยันการรับเอกสาร

หลังจากการจัดส่งเอกสารแล้ว การติดตามสถานะการจัดส่งและการยืนยันการรับเอกสารเป็นขั้นตอนสำคัญที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารถึงมือผู้รับอย่างถูกต้องและครบถ้วน

การติดตามสถานะการจัดส่ง

1. การติดตามผ่านระบบออนไลน์: หากใช้บริการจัดส่งจากบริษัทขนส่งที่มีระบบติดตามออนไลน์ เช่น ไปรษณีย์ไทย หรือ DHL ควรเก็บหมายเลขติดตาม (Tracking Number) เพื่อใช้ตรวจสอบสถานะการจัดส่ง
2. การติดตามผ่านการติดต่อ: หากไม่มีระบบติดตามออนไลน์ สามารถติดต่อผู้จัดส่งหรือผู้รับโดยตรงเพื่อตรวจสอบสถานะการจัดส่ง

การยืนยันการรับเอกสาร

1. การขอใบเซ็นรับเอกสาร: หากเป็นเอกสารที่สำคัญ ควรขอให้ผู้รับเซ็นชื่อในใบเซ็นรับเอกสาร หรือใช้บริการจัดส่งที่มีการเซ็นรับเป็นหลักฐาน
2. การยืนยันทางอีเมลหรือโทรศัพท์: หลังจากที่ผู้รับได้รับเอกสารแล้ว ควรติดต่อเพื่อตรวจสอบว่าเอกสารถูกต้องและครบถ้วน

5. การจัดการเมื่อเกิดปัญหาการจัดส่งเอกสาร

ในกรณีที่เกิดปัญหาในการจัดส่งเอกสาร เช่น เอกสารสูญหาย หรือการส่งเอกสารผิดพลาด การจัดการอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพจะช่วยลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้

การจัดการเมื่อเอกสารสูญหาย

1. ติดต่อบริษัทขนส่ง: ตรวจสอบสถานะการจัดส่งผ่านระบบออนไลน์หรือโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของบริษัทขนส่ง เพื่อสอบถามสถานะล่าสุดของเอกสาร
2. การยื่นคำร้องขอชดเชย: หากเอกสารสูญหายและมีการประกันการจัดส่ง ควรยื่นคำร้องขอชดเชยความเสียหายตามเงื่อนไขของบริษัทขนส่ง

การจัดการเมื่อส่งเอกสารผิดพลาด

1. การแจ้งผู้รับ: แจ้งให้ผู้รับทราบถึงความผิดพลาดและขอความร่วมมือในการส่งเอกสารกลับคืน
2. การจัดส่งใหม่: จัดเตรียมเอกสารและจัดส่งใหม่ให้ถูกต้อง โดยควรตรวจสอบรายละเอียดและข้อมูลในเอกสารอย่างละเอียดก่อนจัดส่ง

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

1. บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
2. ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
4. มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
5. มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
6. พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : info@tdexpress.co.th
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress.co.th/