ประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการเรียกใช้บริการแมสเซ็นเจอร์

เวลาองค์กรพูดถึง “ประหยัดค่าใช้จ่าย” เรื่องแรกที่หลายคนคิดคือค่าบริการต่อเที่ยวของแมสเซ็นเจอร์ บางบริษัทพยายามลดต้นทุนด้วยการให้พนักงานออฟฟิศออกไปส่งเอกสารเอง หรือใช้บริการที่ถูกที่สุดเท่าที่หาได้ แล้วหวังว่าในภาพรวมจะประหยัดลง

แต่ในงานจริง โดยเฉพาะงานวางบิล เก็บเช็ค ส่งเอกสารกฎหมาย หรือเอกสารที่เกี่ยวกับคู่ค้าหลายจุด ต้นทุนที่แท้จริงมักไม่ได้ซ่อนอยู่ใน “ราคาต่อเที่ยว” แต่อยู่ในสิ่งที่มองไม่เห็นง่าย ๆ เช่น เวลาพนักงานที่หายไป ความผิดพลาดที่ทำให้ต้องวิ่งซ้ำ การตามหลักฐานย้อนหลัง และผลกระทบต่อกระแสเงินสดเมื่อวางบิลไม่ทันรอบหรือเก็บเช็คช้า

ผมทำงานกับทีมบัญชีและธุรการของหลายองค์กร สิ่งที่เจอบ่อยคือ บริษัทที่ตั้งใจประหยัดที่สุด กลับเป็นบริษัทที่เสียแพงที่สุดในรูปแบบของ “ต้นทุนแฝง” เพราะไม่ได้ออกแบบระบบการส่งเอกสารให้เหมาะกับงานจริง

บทความนี้จะอธิบายว่า ทำไมการเรียกใช้บริการแมสเซ็นเจอร์อย่างถูกวิธีถึงช่วย ประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการเรียกใช้บริการแมสเซ็นเจอร์ ได้จริง โดยไม่ต้องลดคุณภาพงาน และทำให้คนในองค์กรเอาเวลาไปทำงานที่สำคัญกว่า

---

ต้นทุนของ “การส่งเอกสารเอง” มักแพงกว่าที่คิด

หลายองค์กรเคยลองให้แอดมินหรือบัญชีออกไปส่งเอกสารเองด้วยเหตุผลว่า “ไปส่งเองก็ประหยัด” ซึ่งในทางบัญชีดูเหมือนประหยัดจริง เพราะไม่มีบิลค่าบริการแมสเซ็นเจอร์มาให้เห็นชัด ๆ

แต่พอมองลึก ๆ จะพบต้นทุน 3 ชั้นที่มักไม่ถูกนับรวม

ชั้นแรกคือ “เวลา” พนักงานหนึ่งคนออกไปวางบิลหรือรับเอกสาร 2–3 จุดในเมืองกรุงเทพฯ ใช้เวลาไม่ต่ำกว่าครึ่งวันในวันที่รถติด แปลว่างานในออฟฟิศหยุดชะงัก การโทรตามคู่ค้า การออกใบแจ้งหนี้ การปิดงบ หรือการจัดเอกสารรอบถัดไปถูกเลื่อนออกไปหมด

ชั้นที่สองคือ “โอกาสผิดพลาด” พนักงานออฟฟิศไม่ได้ชำนาญหน้างานเท่าแมสมืออาชีพ บางที่ต้องเข้าคิว บางที่ต้องรู้จุดรับเอกสารจริง บางที่รับเอกสารเป็นรอบ ถ้าไปผิดเวลาเอกสารถูกตีกลับ ก็ต้องเสียเวลาวิ่งซ้ำ ซึ่งต้นทุนซ้ำนี้มักไม่ถูกจดไว้ว่าเกิดจากการตัดสินใจ “ไปเอง”

ชั้นที่สามคือ “ผลกระทบต่อเงิน” วางบิลช้าหนึ่งวัน ในบางธุรกิจหมายถึงรอบจ่ายเลื่อนไปอีก 15–30 วัน เก็บเช็คช้า หรือเอกสารประกอบไม่ครบ ทำให้เงินเข้าช้า ทั้งที่ต้นทุนค่าบริการแมสเซ็นเจอร์เทียบไม่ติดกับต้นทุนทางการเงินที่เกิดขึ้นจริง

ดังนั้น การประหยัดไม่ใช่การตัดแมสออก แต่คือการใช้แมสให้ถูกประเภทงาน และทำให้เอกสาร “จบในรอบเดียว” ให้มากที่สุด

---

ทำไม “เรียกแมส” ถึงช่วยประหยัดได้จริง ถ้าจัดระบบถูก

1) ประหยัดค่าแรงด้วยการคืนเวลาคนในออฟฟิศให้กลับไปทำงานหลัก

องค์กรจำนวนมากมีพนักงานที่ค่าจ้างไม่ถูกเลย แต่ถูกใช้ไปกับงานวิ่งเอกสารที่ไม่สร้างมูลค่าเพิ่ม เช่น ไปวางบิล ไปตามตราประทับ ไปส่งสัญญา

การจ้างแมสเซ็นเจอร์ที่ทำงานนี้เป็นอาชีพ คือการซื้อ “เวลา” ของทีมคุณกลับคืนมา เวลาเหล่านั้นเอาไปทำงานที่กระทบรายได้และคุณภาพได้มากกว่า เช่น ปิดดีลลูกค้า เร่งปิดรอบบัญชี หรือแก้ปัญหาคู่ค้าจริง ๆ แทนที่จะเสียแรงไปกับการเดินทาง

ประสบการณ์ที่ผมเห็นชัดคือ บริษัทที่มีรอบวางบิลแน่น ถ้าปล่อยให้บัญชีออกไปเอง บัญชีจะไม่มีสมาธิทำงานตรวจเอกสารและเตรียมชุดให้ครบ ผลลัพธ์คือผิดพลาดมากขึ้น วนลูปแบบไม่รู้จบ

2) ประหยัดจากการ “ลดเที่ยวซ้ำ” ซึ่งเป็นตัวกินงบตัวจริง

ค่าบริการต่อเที่ยวถูกหรือแพง ไม่สำคัญเท่ากับคุณต้องส่ง “กี่เที่ยวเพื่อให้งานจบ” บางองค์กรเลือกผู้ให้บริการราคาต่ำ แต่เจอปัญหาเดิม ๆ เช่น ไปผิดที่ ฝากเอกสารผิดคน หลักฐานไม่ชัด ต้องวนกลับไปแก้ใหม่ สุดท้ายเที่ยวรวมทั้งเดือนมากกว่าที่คิด

แมสที่เป็นระบบและรู้กติกาหน้างาน จะช่วยลดเที่ยวซ้ำได้มาก เพราะเขารู้ว่าเอกสารแบบนี้ต้องเตรียมอะไร ต้องส่งช่วงไหน ต้องขอหลักฐานอะไรกลับมา ทำให้ “จบงานตั้งแต่ครั้งแรก” มากขึ้น

3) ประหยัดเพราะควบคุมหลักฐานได้ ลดต้นทุนการตามเรื่อง

หนึ่งในต้นทุนที่แพงมากแต่คนไม่ชอบนับคือ “เวลาตามเอกสาร”
โทรตามคู่ค้า โทรตามคนรับ โทรถามว่าเอกสารอยู่ไหน ย้อนแชตหาใบเซ็นรับ แล้วสุดท้ายต้องให้คนในทีมลงไปค้นแฟ้มเอง

ถ้าระบบการใช้แมสมีมาตรฐานหลักฐาน เช่น ต้องได้ชื่อผู้รับ เวลา รับเอกสาร ใบรับวางบิล หรือรูปประกอบตามประเภทงาน ต้นทุนการตามเรื่องจะลดลงทันที และทีมงานไม่ต้องเอาเวลาทั้งวันไปไล่ตอบคำถามที่เกิดจากความคลุมเครือ

4) ประหยัดจากการไม่เสียเครดิตกับคู่ค้า

ประเด็นนี้มักถูกมองข้าม แต่สำคัญมาก
วางบิลผิดรอบ ส่งเอกสารไม่ครบ หรือส่งแล้วหาหลักฐานไม่ได้ สิ่งที่เสียไม่ใช่แค่เงิน แต่คือความน่าเชื่อถือ คู่ค้าบางรายจะเริ่มเข้มกับคุณมากขึ้น รับเอกสารยากขึ้น ขอเอกสารเพิ่มขึ้น หรือทำให้การประสานงานล่าช้า

ถ้าคุณทำให้คู่ค้ารู้สึกว่าเอกสารของคุณ “มาแบบพร้อมตรวจ” และมีความสม่ำเสมอ คู่ค้าจะทำงานกับคุณง่ายขึ้น ซึ่งสุดท้ายมันแปลเป็นต้นทุนที่ลดลงในระยะยาว

---

ตัวอย่างสถานการณ์จริงที่ “เรียกแมส” แล้วประหยัดกว่าชัดเจน

เคส 1: วางบิลหลายจุดในเมือง

บริษัทหนึ่งมีรอบวางบิล 20–30 จุดต่อสัปดาห์ เคยให้พนักงานบัญชีออกไปเอง ผลคือบัญชีหายไปครึ่งวันสองถึงสามครั้งต่อสัปดาห์ งานตรวจเอกสารในออฟฟิศค้าง และเอกสารถูกตีกลับบ่อยเพราะชุดไม่ครบหรือไปผิดเวลา

พอปรับมาใช้แมสที่รู้ระบบวางบิล และจัดเส้นทางตามเวลารับเอกสารของแต่ละที่ จำนวนเที่ยวซ้ำลดลงอย่างเห็นได้ชัด และบัญชีมีเวลาทำงานเตรียมเอกสารให้ถูกตั้งแต่ต้น สุดท้ายค่าใช้จ่ายรวมไม่เพิ่ม แต่เวลาที่คืนกลับมาทำให้ปิดรอบได้เร็วขึ้น

เคส 2: เก็บเช็ค/เอกสารผูกเงิน

อีกบริษัทหนึ่งมีปัญหาเช็คผิดพลาดบ่อย เช่น ลงวันที่ไม่ถูกหรือสั่งจ่ายผิดชื่อ พอกลับมาถึงออฟฟิศค่อยรู้ ต้องวนกลับไปใหม่ เสียรอบและเสียหน้า

เมื่อปรับกระบวนการให้แมสต้องขอใบรับเช็ค พร้อมตรวจข้อมูลขั้นต้นตามเช็กลิสต์ที่กำหนด (โดยไม่ได้ให้แมส “ตัดสินใจเอง” แต่ให้ตรวจตามรายการ) ปัญหาเหล่านี้ลดลงมาก การประหยัดไม่ได้มาจากค่าบริการถูกลง แต่มาจากการลดการวิ่งกลับไปแก้

---

มุมมองผู้เชี่ยวชาญ: สิ่งที่มือใหม่มักพลาด และองค์กรพรีเมียมคิดอย่างไร

มือใหม่มักพลาด

หนึ่งคือพยายามประหยัดที่ “ราคาต่อเที่ยว” แต่ไม่ดู “จำนวนเที่ยวจริง” ในเดือน
สองคือสั่งงานแบบสั้น ๆ ไม่ระบุว่าต้องได้อะไรกลับมา ทำให้หลักฐานไม่ครบแล้วตามเรื่องกันภายหลัง
สามคือไม่แยกประเภทงาน ใช้วิธีเดียวกับเอกสารทุกแบบ ทั้งที่เอกสารผูกเงิน/กฎหมายควรเข้มกว่าปกติ
สี่คือไม่เก็บข้อมูลหน้างานของคู่ค้า เช่น รับเอกสารกี่โมง รับที่แผนกไหน ทำให้ไปผิดเวลาซ้ำ ๆ

องค์กรพรีเมียมให้ความสำคัญ

เขามองแมสเซ็นเจอร์เป็น “ส่วนหนึ่งของระบบหลังบ้าน” ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายจุกจิก
สิ่งที่เขาซื้อคือความแน่นอน งานจบในรอบเดียว หลักฐานตามได้ และลดภาระทีมออฟฟิศให้โฟกัสงานหลัก

แนวคิดระยะยาวคือ การประหยัดที่แท้จริงไม่ใช่ลดค่าใช้จ่ายให้เหลือน้อยที่สุดในบิล แต่คือทำให้ระบบเดินนิ่งและลดต้นทุนแฝงที่เกิดซ้ำทุกเดือน

---

FAQ คำถามที่คนค้นหาจริง

1) ประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการเรียกใช้บริการแมสเซ็นเจอร์ได้จริงไหม?

ได้จริง ถ้าคุณวัดต้นทุนรวม ไม่ใช่แค่ค่าบริการต่อเที่ยว ต้นทุนที่ประหยัดได้มักมาจากเวลาที่คืนให้ทีมออฟฟิศ ลดเที่ยวซ้ำ ลดการตามเรื่อง และลดผลกระทบต่อรอบเงินเข้า-ออก

2) ควรใช้แมสเซ็นเจอร์แบบรายเที่ยวหรือรายเดือน?

ถ้างานเป็นครั้งคราว รายเที่ยวเหมาะกว่า แต่ถ้ามีงานวางบิล/รับเอกสารประจำหลายจุด รายเดือนมักช่วยให้คนวิ่งงานคุ้นเคยหน้างาน ลดความผิดพลาด และลดงานประสานซ้ำ ซึ่งมักประหยัดกว่าในภาพรวม

3) ทำไมบางครั้งใช้บริการที่ถูกกว่าแล้วกลับแพงกว่า?

เพราะงานไม่จบในครั้งเดียว หลักฐานไม่ครบ ต้องวิ่งซ้ำ และทีมออฟฟิศต้องเสียเวลาตามเรื่อง ต้นทุนรวมจึงสูงขึ้น แม้ค่าบริการต่อเที่ยวจะต่ำ

4) จะลดเที่ยวซ้ำได้อย่างไรโดยไม่ต้องเพิ่มงบ?

เริ่มจากทำคำสั่งงานให้ชัดเป็นชุดเดียว ระบุผู้รับ จุดรับ เวลารับ รายการเอกสาร และหลักฐานที่ต้องได้กลับมา จากนั้นเก็บ “กติกาหน้างานของคู่ค้า” เป็นข้อมูลสะสม จะช่วยให้ส่งถูกเวลาและจบงานมากขึ้น

5) งานแบบไหนที่ควรใช้แมสมือโปรมากกว่าแมสทั่วไป?

งานวางบิลหลายจุด งานเก็บเช็ค งานเอกสารกฎหมาย/สัญญา และงานที่ต้องการหลักฐานที่ตรวจสอบย้อนหลังได้ เพราะความผิดพลาดมีต้นทุนสูงและแก้ยาก

6) ถ้าบริษัทมีคนขับรถอยู่แล้ว ยังจำเป็นต้องใช้แมสไหม?

ยังมีเหตุผลอยู่ เพราะคนขับรถไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อทำงานเอกสารให้จบตามกติกาหน้างาน เช่น การเข้าคิว การขอใบรับเอกสาร การติดตามหลักฐาน และการจัดเส้นทางตามเวลารับเอกสารของแต่ละที่ หากงานเอกสารมีความถี่และมีเงื่อนไขเยอะ การใช้แมสที่ชำนาญมักคุมต้นทุนรวมได้ดีกว่า

---

บทสรุป

การ ประหยัดค่าใช้จ่ายด้วยการเรียกใช้บริการแมสเซ็นเจอร์ ไม่ได้เกิดจากการหาค่าบริการที่ถูกที่สุด แต่มาจากการทำให้ “งานเอกสารจบในรอบเดียว” ให้มากที่สุด และคืนเวลาของทีมออฟฟิศกลับไปทำงานที่ส่งผลต่อธุรกิจจริง

ถ้าคุณอยากประหยัดแบบยั่งยืน ให้เปลี่ยนวิธีมองจาก “เที่ยวนี้ราคาเท่าไหร่” เป็น “งานนี้ต้องจบแบบไหน และต้องใช้กี่เที่ยวถึงจะจบ” เมื่อคุณนิยามคำว่า ‘จบงาน’ ได้ชัด คุณจะเห็นเองว่าการใช้แมสอย่างเป็นระบบไม่ได้เพิ่มต้นทุน แต่ช่วยลดต้นทุนแฝงที่องค์กรส่วนใหญ่มองไม่เห็น และนั่นคือความประหยัดที่แท้จริงในระยะยาว.

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

1. บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
2. ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
4. มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
5. มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
6. พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress