ในยุคที่ทุกอย่างดูเหมือนจะถูก “Digitalize” ไปเสียหมด หลายคนอาจเผลอมองข้ามงานที่ดูเหมือนจะล้าสมัยอย่าง “งานส่งเอกสาร” แต่ความจริงแล้วในแวดวงธุรกิจ อุตสาหกรรม และภาคราชการ งานประเภทนี้ยังคงมีความสำคัญอยู่ไม่น้อย โดยเฉพาะในประเทศอย่างประเทศไทย ที่ยังมีระบบงานจำนวนมากที่ต้องใช้ “เอกสารจริง” ที่ลงนามด้วยลายมือชื่อและประทับตราอย่างถูกต้อง

ทำไม “งานส่งเอกสาร” ยังจำเป็น?

แม้จะมีอีเมล แอปแชต หรือแม้แต่ระบบลงนามอิเล็กทรอนิกส์ให้ใช้งานได้ง่ายขึ้นทุกวัน แต่เราจะพบว่าในความเป็นจริง องค์กรส่วนใหญ่ยังคงต้องพึ่งพางานส่งเอกสารอยู่ ด้วยเหตุผลสำคัญ เช่น:

1. เอกสารราชการและกฎหมายยังต้องใช้ต้นฉบับจริง

ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา สัญญาซื้อขาย ใบวางบิล หรือหนังสือมอบอำนาจ หลายหน่วยงาน โดยเฉพาะราชการและสถาบันการเงิน ยังคงต้องการต้นฉบับที่มีลายเซ็นจริง

2. ความน่าเชื่อถือในการสื่อสารระหว่างธุรกิจ

ในแวดวง B2B (Business to Business) เอกสารที่ส่งด้วยมือให้ถึงมือลูกค้า ยังแสดงถึงความใส่ใจและความเป็นมืออาชีพที่อีเมลไม่สามารถทดแทนได้

3. ความเร่งด่วนในการดำเนินการ

มีหลายครั้งที่เอกสารต้องไปถึงผู้รับภายในไม่กี่ชั่วโมง งานส่งเอกสารโดยแมสเซนเจอร์จึงตอบโจทย์มากกว่าการรอไปรษณีย์หรือบริษัทขนส่งทั่วไป

ประเภทของ “งานส่งเอกสาร” ที่พบได้บ่อย

▸ งานวางบิล / เก็บเช็ค

เป็นงานหลักที่พบได้บ่อยในทุกอุตสาหกรรม พนักงานแมสเซนเจอร์จะต้องนำใบแจ้งหนี้ไปส่งที่ฝ่ายบัญชีของลูกค้า พร้อมทั้งรอรับเช็คในรอบต่อไป

▸ ส่งสัญญา/หนังสือมอบอำนาจ

เอกสารเหล่านี้ไม่สามารถส่งผ่านระบบออนไลน์ได้ เนื่องจากต้องมีลายเซ็นต้นฉบับและบางครั้งต้องประทับตราองค์กร

▸ ส่งสินค้าแนบเอกสาร

กรณีที่มีการส่งสินค้าแบบเร่งด่วน องค์กรอาจใช้พนักงานส่งของพร้อมใบส่งสินค้าและใบกำกับภาษีไปยังผู้รับปลายทางโดยตรง

▸ ส่งจดหมายเวียน/เอกสารภายใน

องค์กรขนาดใหญ่ที่มีหลายแผนกหรือหลายสาขา มักจะต้องส่งเอกสารเวียนหรือตารางประชุมระหว่างกันแบบวันต่อวัน

คุณสมบัติที่ดีของพนักงาน “งานส่งเอกสาร”

งานส่งเอกสารอาจดูเหมือนง่าย แต่ในความจริงกลับต้องใช้ความรับผิดชอบสูงมาก เนื่องจากเอกสารที่จัดส่งมักมีความสำคัญและอ่อนไหว พนักงานส่งเอกสารมืออาชีพจึงควรมีคุณสมบัติเหล่านี้:

• ✅ ตรงต่อเวลาและมีวินัยในการทำงาน
• ✅ รู้จักเส้นทางในเมืองและสามารถวางแผนเส้นทางได้ดี
• ✅ รู้จักกาลเทศะและสุภาพเมื่อติดต่อกับลูกค้า
• ✅ เก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัย
• ✅ มีความรับผิดชอบและสามารถแจ้งสถานะได้ตลอด

ในบางบริษัท พนักงานส่งเอกสารจะต้องใช้แอปพลิเคชันสำหรับเซ็นรับเอกสาร ถ่ายภาพยืนยัน หรือตรวจสอบสถานะผ่านระบบ GPS อีกด้วย

ปัญหาที่พบบ่อยในงานส่งเอกสาร (และวิธีหลีกเลี่ยง)

แม้งานส่งเอกสารจะเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่ถ้าไม่มีการจัดการอย่างมืออาชีพ ก็อาจก่อให้เกิดปัญหาใหญ่ เช่น:

ปัญหา	ผลกระทบ	วิธีแก้
เอกสารสูญหาย	เสียความเชื่อมั่นจากลูกค้า	ใช้ซองเอกสารพร้อมชื่อ-ที่อยู่ชัดเจน และระบบติดตาม
ส่งผิดที่ / ผิดคน	ทำให้กระบวนการล่าช้า	มีรายการตรวจสอบและยืนยันปลายทางก่อนจัดส่ง
แมสเซนเจอร์มาสาย	เสียภาพลักษณ์องค์กร	เลือกบริการจัดส่งที่มีการบริหารเวลาชัดเจน

เปรียบเทียบบริการส่งเอกสารแบบ “จ้างแมส” vs. “แมสในองค์กร”

ประเภท	ข้อดี	ข้อควรระวัง
แมสประจำในองค์กร	สะดวก สั่งงานได้ทันที	ต้นทุนแรงงานประจำ, ขาดความยืดหยุ่น
จ้างแมสจากบริษัทภายนอก	ประหยัดค่าใช้จ่าย มีความยืดหยุ่นสูง	ต้องเลือกผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้

หลายองค์กรในปัจจุบันจึงหันมาใช้บริการจาก บริษัทจัดส่งมืออาชีพ แทนการจ้างพนักงานประจำ เพราะสามารถควบคุมต้นทุน และได้รับบริการที่มีมาตรฐานสูงกว่า

เทรนด์ใหม่ของงานส่งเอกสารในยุคดิจิทัล

แม้งานส่งเอกสารจะยังคงสำคัญ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะต้องใช้วิธีแบบเดิมๆ เท่านั้น หลายบริษัทเริ่มปรับกระบวนการให้ “ทันสมัย” มากขึ้น เช่น:

• การใช้ แอปพลิเคชันจัดการงานแมส เพื่อสร้างออร์เดอร์แบบอัตโนมัติ
• การยืนยันผู้รับด้วย ลายเซ็นดิจิทัล หรือ QR Code
• การบันทึกภาพปลายทางการจัดส่งเพื่อใช้เป็นหลักฐาน
• ระบบแจ้งเตือนและรายงานแบบเรียลไทม์ให้ผู้ใช้งาน

เทคโนโลยีเหล่านี้ทำให้งานส่งเอกสารไม่ใช่แค่ “การวิ่งเอกสาร” แต่คือระบบจัดการภายในที่มีความปลอดภัย และตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

แนะนำผู้ให้บริการงานส่งเอกสารแบบมืออาชีพ: TD Express

หากคุณกำลังมองหาบริการจัดส่งเอกสารอย่างมีมาตรฐาน ไม่ว่าจะเป็นงานวางบิล ส่งสัญญา หรือเอกสารสำคัญระหว่างบริษัท TD Express คือหนึ่งในผู้ให้บริการที่ตอบโจทย์ยุคใหม่ ด้วยคุณสมบัติดังนี้:

• 🚀 บริการด่วนภายในวัน (Same-day)
• ✅ ทีมงานมืออาชีพผ่านการอบรม และแต่งกายสุภาพ
• 📱 ระบบติดตามสถานะงานเรียลไทม์ผ่านแอป
• 📋 มีใบส่งของ เอกสารยืนยันการรับทุกเที่ยว
• 💼 เหมาะกับทั้ง SME และองค์กรขนาดใหญ่

ไม่ว่าจะเป็นบริการรายเที่ยวหรือแพ็กเกจเหมารายเดือน TD Express ก็พร้อมจัดสรรพนักงานแมสเซนเจอร์ตามความต้องการของลูกค้า พร้อมบริการที่ประหยัด ปลอดภัย และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจของคุณ

สนใจบริการหรือขอใบเสนอราคาได้ที่ เว็บไซต์ TDExpress.co.th หรือ LINE: @td-express

สรุป: “งานส่งเอกสาร” ยังคงเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่ขาดไม่ได้

แม้ยุคสมัยจะเปลี่ยนไป แต่ความสำคัญของ “งานส่งเอกสาร” ยังคงอยู่ไม่เปลี่ยน เพราะเอกสารบางอย่างไม่สามารถทดแทนด้วยระบบออนไลน์ได้ การบริหารงานจัดส่งให้รวดเร็ว แม่นยำ และมืออาชีพ คือสิ่งที่จะสะท้อนภาพลักษณ์องค์กรของคุณโดยตรง

หากคุณกำลังมองหาวิธีบริหารงานเอกสารภายในให้มีประสิทธิภาพ และลดต้นทุนอย่างยั่งยืน ลองเริ่มจากการเลือก ผู้ให้บริการงานส่งเอกสาร ที่เข้าใจธุรกิจของคุณอย่างแท้จริง แล้วคุณจะเห็นว่าระบบหลังบ้านที่ดีนั้น ช่วยขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าได้เร็วแค่ไหน

ทำไมต้องเลือก TD Express ในการขนส่งเอกสาร

1. บริษัท TD Express เปิดมานานกว่า 30 ปี มีประสบการณ์และความชำนานในการดำเนินธุรกิจแมสเซนเจอร์ มีลูกค้าใช้บริการต่อเนื่องกว่า 30 ปี
2. ใช้บริการ TD Express ไม่มีค่าใช้จ่ายแอบแฝง
3. TD Express ให้บริการแมสเซนเจอร์ครอบคลุมกรุงเทพและปริมณฑล
4. มีทีมงาน Admin Support สำหรับดูแลและประสานงานแก้ไขปัญหาระหว่างแมสเซนเจอร์ และลูกค้าทุกราย
5. มีทีมแมสเซนเจอร์ทดแทนงาน 100 %
6. พนักงานแมสเซนเจอร์ของเรามีความซื่อสัตย์และไว้ใจได้เนื่องจากมีการสัมภาษณ์และตรวจประวัติอาชญากรรม 100 %

TD Express Training
มีการฝึกอบรมพนักงานใหม่ก่อนส่งไปปฏิบัติงานจริงกับลูกค้าเพื่อให้พนักงานปฏิบัติงานกับลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

Call Center (Service Tracking)
มีทีม Call center สำหรับให้ลูกค้าติดต่อประสานงานหรือติดตามงาน ทุกวันจันทร์-ศุกร์ เวลา 8.00-17.00 น

ช่องทางการติดต่อ TD Express
Email : [email protected]
Tel : 02-562-0218 -9
Line : https://lin.ee/AeR1sIP
ข้อมูลเพิ่มเติม :
👉 https://www.tdexpress